Как да направим проблемите свързани с процеса за управление на документаоборота източник на допълнителни доходи

Счетоводните кантори в България традиционно предлагат пълен набор от финансово-счетоводни услуги за своите клиенти. В тях обикновено се включват:  

• Оперативно счетоводство и данъчни услуги: текущо осчетоводяване на сделки, водене на счетоводни регистри, изготвяне на ДДС декларации и данъчни отчети, годишно счетоводно и данъчно приключване (). Канторите поемат цялостното счетоводно обслужване на фирмите срещу месечен абонамент.  

• ТРЗ (труд и работна заплата) и личен състав: обработка на работни заплати, осигуровки, болнични и отпуските на служителите, изготвяне на платежни фишове и справки за осигурителни институции (). Много счетоводни кантори предлагат и поддръжка на трудови досиета на персонала – оформяне на трудови договори, допълнителни споразумения, заповеди за назначение/уволнение и др. ().  

• Регулаторно съответствие и представителство: счетоводителите често представляват клиентите пред държавни институции – НАП (при данъчни проверки, подаване на декларации), НОИ (осигуровки, болнични) и НСИ (статистически отчети) (). Също така те поемат изготвянето и публикуването на годишни финансови отчети, подаването им в Търговския регистър и други законови справки.  

• Административни и консултантски услуги: съдействие при регистрация на нови фирми, подготовка на документи за лицензии, банкови кредити, декларации по ЗЗБУТ и др. (). Нерядко канторите предлагат данъчни и осигурителни консултации, както и бизнес съвети по финансови въпроси на клиентите.  

• Допълнителни услуги с добавена стойност: някои по-големи или иновативни счетоводни фирми разширяват портфолиото с финансово планиране и анализи, управленски отчети, вътрешен одит или виртуален CFO за малки предприятия. Целта е да предоставят комплексно обслужване, така че клиентът да получи както спазване на всички нормативни изисквания, така и стратегически финансови насоки от един доставчик.  

Основните приходи на счетоводните кантори идват от абонаментното счетоводно и ТРЗ обслужване. Тези основни услуги генерират голям обем документооборот – първични счетоводни документи, ведомости за заплати, трудови договори, справки и декларации. Именно управлението на този документооборот и съпътстващите процеси става все по-голямо предизвикателство в съвременни условия на растящи изисквания за бързина и сигурност. В следващите раздели ще разглеждаме трудностите и как с технологични решения кантори които са готови да иновират могат да получат технологично предимство пред конкуренцията.  

Иновативните компании възприемат технологиите не само за вътрешна ефективност, но и като шанс да разширят гамата от услуги към своите клиенти. С натрупване на опит в дигиталните решения, счетоводителите  могат да участват активно като консултанти по цифрова трансформация за малкия бизнес.  

Според IFAC, много практики вече използват анализ на данни и автоматизация, за да предоставят по-ценни прозрения на клиентите, а някои дори добавят нови консултантски услуги в портфолиото си – например внедряване на софтуер при клиента, бизнес анализи или съвети по киберсигурност (Challenges, Initial Steps and Key Resources for Small Firm Digitalization | IFAC). С други думи, дигитализацията се превръща от заплаха в възможност – канторите, които я приемат, успяват да се позиционират като модерни бизнес партньори, а не само като счетоводители.  

Страната ни е на едно от последните места в ЕС по внедряване на цифрови решения в бизнеса (Анализ на пазара - отчитане на работното време.docx), което означава, че огромна част от фирмите (вкл. счетоводните) тепърва предстои да наваксат. Националните приоритети за цифрова икономика, както и примери за успешни внедрявания в големи компании, постепенно повишават доверието в електронните системи. Накратко, нагласите се променят в положителна посока – все повече счетоводни кантори осъзнават, че автоматизацията не е лукс, а необходимост за бъдещата им конкурентоспособност. 

Основни предизвикателства при управлението на документи и работно време

Счетоводните кантори са изправени пред редица оперативни трудности в ежедневната си работа, свързани с обработката на документи, трудовата документация и отчитането на работното време. Най-съществените предизвикателства включват:  

• Обем и организация на документооборота: Текущата дейност на една кантора генерира стотици документи месечно – фактури, банкови извлечения, разписки, договори, справки. Традиционният подход на хартия води до нарастващи купчини документи, които трябва да се класират, съхраняват и търсят при нужда. Малките фирми често нямат документален софтуер, разчитат на комбинация от хартиени папки, електронна поща и локални папки на компютъра. Това затруднява бързото намиране на информация и носи риск от изгубени или дублирани документи. Както посочихме, 79% от счетоводителите признават, че прекарват прекомерно време в търсене на файлове, а почти половината определят процеса си по управление на документи като неефективен. Събирането на документи от клиентите е друга болка – често трябва да се напомня и чака клиентът да донесе фактури или отчети. 69% от анкетираните в едно проучване казват, че губят твърде много време именно в събиране на нужните документи от клиентите си. Всичко това е изгубено време, което намалява продуктивността и скоростта на обслужване.  

• Ръчно въвеждане и липса на интеграция: В много кантори все още преобладава ръчната обработка – от набирането на данни от фактури в счетоводния софтуер до пренасяне на информация между различни таблици и системи. Ако ТРЗ системата не е свързана със счетоводната, данните за заплати, осигуровки и данъци се въвеждат повторно в счетоводството. Липсата на свързани системи води до дублиране на усилия и по-висок риск от грешки (напр. човешки грешки при повторно въвеждане на цифри). Това е предизвикателство особено за по-малките кантори, които нямат ресурси за скъпи ERP решения – те често „кърпят“ процесите с екселски таблици, което е трудно за скалиране при растеж на броя клиенти.  

• Управление на трудовата документация: Поддържането на изрядни трудови досиета за всеки служител на клиентите е отговорност, която много счетоводни кантори поемат (особено ако клиентът няма собствен HR отдел). Това включва съхранение на копия от лични документи, трудови договори, допълнителни споразумения, длъжностни характеристики, удостоверения за обучения, болнични листове и др. Физическото съхранение на всички тези хартиени документи през целия изискуем период (например трудови договори и ведомости за заплати трябва да се пазят 50 години по закон) е сериозно предизвикателство – изисква място, архивиране и предпазване от повреда. При промени (напр. актуализация на договор, нова заповед) трябва бързо да се открие старото досие и да се добави нов документ, което в хартиен вид е бавно. Осигуряването на достъпност на трудовите досиета също е проблем – ако клиентът поиска копие от даден документ или ако дойде проверка от Инспекцията по труда, кантората трябва бързо да предостави изрядно оформени документи. Ръчното водене крие риск от пропуски (липсващ подпис, стара версия на образец и т.н.), което може да доведе до санкции при проверка.  

• Отчитане на работното време и отсъствията: За клиентите с множество служители (особено производствени фирми, търговски обекти, хотели и др. с работа на смени) правилното отчитане на работното време е критично за изчисляване на заплати, извънреден труд и почивки. Често счетоводните кантори разчитат на това клиентът да им предостави обобщена информация – например попълнени седмични графици или часове в ексел. Тези ръчни методи обаче са податливи на грешки и злоупотреби. Използването на картови системи (чипове за контрол на достъпа) решава частично проблема, но пък води до случаи на изгубени или забравени карти, както и до т.нар. „buddy punching“ – един служител чекира значката на колега, който отсъства. Глобално до 75% от бизнеса се сблъсква с подобни измами при отчитане на присъствието, което води средно до 2.2% завишени разходи за заплати (Анализ на пазара - отчитане на работното време.docx). За една малка фирма това може да е значима сума. Счетоводните кантори често нямат инструмент да проверят достоверността на предоставените им данни за отработени часове, а ако липсва информация, трябва да търсят мениджърите на клиента за уточнения – отново загуба на време. Липсата на автоматизирано отчитане на работното време затруднява и спазването на трудовото законодателство (почивки, максимум часове труд и пр.), тъй като проверката става ръчно.  

• Сигурност на данните и резервни копия: Макар темата за сигурността да е отделно разгледана по-долу, важно е да подчертаем, че за малките кантори защитата от загуба на информация е сериозно предизвикателство. Ако фирмата съхранява счетоводните си данни локално (на един компютър в офиса) и няма надежден бекъп, тя рискува безвъзвратна загуба на данни при авария – повреда на диск, кражба, пожар. Също, използването на имейл за обмен на чувствителни документи (лични данни, финансови отчети) носи риск от попадане на информацията в неправилни ръце или компрометиране на акаунта. Много малки бизнеси не инвестират в киберзащита и не обучават служителите си за рискове като фишинг, което ги прави лесна мишена. В контекста на нарастващите регулации и изисквания към поверителността (GDPR, НИС2), тази уязвимост става критичен проблем и за счетоводния сектор.  

Предизвикателствата пред счетоводните кантори могат да се обобщят като „повече работа с по-малко време и ресурси“, усложнена от остарели методи. Натискът за повишаване на ефективността се сблъсква със задръжките на ръчните процеси и аналоговите носители. Въвеждане на иновативни решения, които да автоматизират документооборота и отчитането е нужда, която става все по-осезаема за фирмите в бранша.  

Сигурност на данните и регулаторни изисквания (GDPR, NIS2)  

Счетоводните кантори работят ежедневно с силно чувствителна информация – лични данни на служители, финансови резултати на компании, търговски тайни. Логично, сигурността и поверителността на данните са от първостепенно значение в този сектор. Още преди появата на новите кибер регулации, професионалните стандарти изискват конфиденциално отношение и стриктно пазене на клиентските данни. На практика това означава: надеждно съхранение (физическо и/или в облака), контролиран достъп само за оторизирани лица, навременна унищожаване на данни след изтичане на задължителните срокове, и мерки срещу нерегламентиран достъп.  

GDPR и местното законодателство: От 2018 г. насам Общият регламент за защита на данните (GDPR) задава рамка, в която счетоводните фирми трябва да функционират. Те са администратори и обработващи лични данни и като такива носят отговорност за тяхното съхранение и защита. Това налага внедряване на политики за поверителност, информиране на клиентите как се ползват данните им, както и технически мерки – криптиране, пароли, периодично архивиране. Неспазването на GDPR крие риск от сериозни санкции, което мотивира дори по-малките кантори да се отнесат отговорно. В България Законът за счетоводството и други нормативи определят и конкретни срокове за съхранение на различни документи (например счетоводни регистри – 10 години, трудови ведомости – 50 години и пр.). Тези изисквания принуждават фирмите да поддържат значителни архиви и да имат система за тяхното управление до изтичане на сроковете, без компромис в сигурността.  

NIS2 и киберсигурност: Новата директива на ЕС NIS2 (Директива (ЕС) 2022/2555) разширява обхвата на киберсигурността и косвено засяга счетоводния сектор. Макар самите счетоводни кантори да не са изрично посочени сред есециалните сектори, техните по-големи клиенти могат да попадат под регулацията, което на практика поставя изисквания и към доставчиците им на услуги. NIS2 задължава средни и големи предприятия в редица индустрии да внедрят засилени мерки за информационна сигурност и да оценяват рисковете по веригата на доставките си (How will NIS2 affect the supply chain security approach? | EY - Global). Това означава, че ако една компания подлежи на NIS2 и използва външна счетоводна къща, тя ще изиска гаранции, че тази къща опазва данните и системите си достатъчно добре. Директивата изрично указва нуждата да се преценят уязвимостите на всеки доставчик и качеството на неговите практики за киберсигурност (How will NIS2 affect the supply chain security approach? | EY - Global). В отговор на тази тенденция, счетоводните фирми трябва проактивно да вдигнат нивото на своята ИТ сигурност, за да отговорят на очакванията на клиентите и да избегнат отпадане при оценки на риска.  

Адаптиране и добри практики: Като реакция на регулаторния натиск и на нарастващите заплахи (рансъмуер атаки, изтичане на данни и др.),счетоводни кантори е необходимо да инвестират в киберзащита. Това включва:  

• Използване на сигурни облачни системи за съхранение на документи вместо локални сървъри или компютри без защита. Облачните платформи на реномирани доставчици предлагат криптиране, резервиране на данните и висока наличност, които малка фирма трудно би осигурила сама.  

• Въвеждане на многофакторна автентикация (2FA) за достъп до чувствителни приложения – така дори и парола да изтече, достъпът е затруднен.  

• Регулярни одити и тестове на сигурността – някои средни кантори започват да наемат външни консултанти за проникващо тестване или поне следват насоки на ИТ одитори.  

• Сертифициране по стандарти за сигурност: За да демонстрират пред клиентите си ангажимент, част от фирмите разглеждат възможността за ISO 27001 сертификация (стандарт за управление на информационната сигурност) или придържане към добри практики като тези на ENISA. За големите клиенти този критерий вече излиза на преден план – често изискват доказателства за криптиране на данните, 2FA, регулярни бекъпи и наличие на сертификати като ISO 27001 от доставчиците си (Анализ на пазарното търсене ЕТД.docx).  

• Обучение на персонала: Човешкият фактор е ключов – канторите започват да обръщат внимание на обучения по кибер хигиена (разпознаване на фишинг имейли, безопасно боравене с устройства, политики за пароли).  

Като цяло, сигурността от разход се превръща в инвестиция – счетоводните къщи  трябва да осъзнаят, че надеждната защита на данните е предпоставка да запазят репутацията си и да отговорят на нормативните изисквания. Регулациите като GDPR и NIS2 действат като катализатор, който ускорява внедряването на тези мерки и прави сигурността неразделна част от качеството на услугата.  

Продуктите на planIT като решение за счетоводните кантори  

Цялостен обхват на ТРЗ и HR процесите  

planIT е разработен да покрива края до край управлението на човешките ресурси и трудовите досиета. Платформата позволява изцяло електронно водене на трудово досие в съответствие с изискванията на закона – от дигитално създаване на документи (договори, заповеди), през подписването им с квалифициран електронен подпис, до изпращане и получаване на екземпляри от служителите. На практика, това елиминира нуждата от хартиени трудови досиета. Освен това PlanIT включва допълнителни HR модули като профили на служители, управление на отпуски и отсъствия, графици и планиране на работното време, отчитане на присъствия, архив на файлове и справки – всички те работят в единна система, напълно интегрирана с ТРЗ (payroll) модулите. Така данните за отработени часове, болнични и отпуски автоматично се отразяват при изчисляване на заплатите. За една счетоводна кантора това означава, че човешките ресурси и заплатите на клиентите могат да се администрират съвместно, без разминаване между отделни системи.  

Интеграция със счетоводни и други системи 

Едно от ключовите предимства на PlanIT, особено важно за счетоводните фирми, е богатата интеграционна способност. Софтуерът е създаден да се свързва лесно с външни програми – от банкови системи (напр. за автоматично създаване на файлове за масови плащания) до популярни счетоводни софтуери, офис пакети (Office 365/Google Workspace) и др. Това позволява на канторите гладко внедряване на PlanIT в съществуващата им екосистема, без да се налага да сменят изцяло начина си на работа. Например, ако една счетоводна къща вече използва даден счетоводен продукт, planIT може да обменя данни с него (чрез API или файлов експорт/импорт) – така оборотните ведомости, разчетите и начислените заплати от PlanIT могат директно да се осчетоводяват, спестявайки време и предотвратявайки грешки. Интеграцията с офис пакети пък улеснява експортирането на справки и репорти или масовата комуникация с клиенти. Накратко, planIT предоставя “всичко на едно място” за HR и ТРЗ, но и се вписва в по-широкия ИТ ландшафт на фирмата, което е голям плюс за счетоводителите, стремящи се към ефективност.  

Решение на проблемите с документооборота 

С внедряването на PlanIT счетоводните кантори биха могли да преодолеят голяма част от описаните документални главоболия. Цялата трудова документация на клиента се съхранява централизирано в електронен вид, с възможност за търсене по различни критерии, генериране на справки и бързо извличане на всеки документ. Вградените процеси (workflow) в системата водят до автоматично напомняне за предстоящи задачи – изтичащи договори, необходимост от подновяване на удостоверения, крайни срокове за подадени болнични и т.н. Това помага на счетоводителите да останат винаги в крак със сроковете, без да разчитат на хартиени календари или бележки. Служителите на клиента също могат да достъпват личните си документи чрез самообслужване (ако кантората прецени да им предостави такъв достъп), което допълнително намалява натоварването – например, служител сам сваля своя документ за трудов стаж, вместо да иска от счетоводството. Отчитането на работното време също се дигитализира – PlanIT предлага модули за онлайн регистрация на присъствия (чрез мобилно приложение, геолокация, биометрични данни и др.), с което елиминира нуждата от физически карточетящи устройства и предотвратява измами тип “buddy punching”. Данните за присъствията постъпват директно в системата и са налични при изчисление на заплати и справки.  

Сигурност и доверие 

planIT следва най-добрите практики за киберсигурност и поверителност. Данните се съхраняват криптирано, достъпът на потребителите е ограничен по роли, поддържат се записи (логове) за всяко действие, което е ключово при одит. В допълнение, planIT може да се похвали с независима сертификация по сигурността – ISO 27001, която покрива процесите по управление на информацията. Това означава, че счетоводната кантора, използваща planIT, би отговаряла на висок международен стандарт за защита на данните. За клиентите на кантората това е знак на доверие – информацията им е в платформа, която е проверена и сертифицирана, че отговаря на GDPR и други изисквания. Така PlanIT помага на канторите да покрият и дори надминат очакванията по сигурност, включително готовност за NIS2 (доказвайки, че са взети всички организационни и технически мерки).  

Нова услуга към клиентите 

Въвеждайки planIT, счетоводните предприятия могат не само да оптимизират вътрешните си процеси, но и да предложат нова стойност на своите клиенти. На практика, кантората може да действа като доставчик на облачно електронно трудово досие за бизнеса, който обслужва. Вместо клиентът сам да внедрява HR софтуер, счетоводната фирма може да му предостави достъп до PlanIT като част от абонаментното обслужване. Така, освен счетоводни и ТРЗ услуги, тя добавя и дигитално HR обслужване – нещо, което много малки фирми биха предпочели да възложат, вместо да го управляват сами. По този начин кантората се диференцира от конкуренцията: предлага „one-stop-shop“ решение за административните нужди на клиента (счетоводство + HR), подкрепено с модерна технология. Това повишава ангажираността и лоялността на клиента, тъй като повече от процесите му са обвързани с един доверен партньор. 

Как да направим проблемите, свързани с процеса за управление на документооборота, източник на допълнителни доходи 

Счетоводните кантори в България традиционно предлагат широк набор от услуги – от оперативно счетоводство и ТРЗ (труд и работна заплата) до консултации и годишни отчети. Тези основни услуги генерират огромен обем документооборот – фактури, банкови извлечения, ведомости, договори, декларации. Управлението на цялата тази документация става все по-голямо предизвикателство в съвременни условия на нарастващи изисквания за бързина, сигурност и ефективност. България е на последно място в ЕС по навлизане на цифрови технологии в икономиката и обществото (България е последна в ЕС по дигитализация на икономиката), което означава, че голяма част от бизнеса (включително счетоводните фирми) все още разчитат на остарели, ръчни процеси. Нагласите обаче се променят – все повече счетоводители осъзнават, че автоматизацията не е лукс, а необходимост за бъдещата им конкурентоспособност. Иновативните кантори възприемат технологиите не само за вътрешна ефективност, но и като шанс да разширят гамата от услуги към своите клиенти. 

Според Международната федерация на счетоводителите (IFAC) много счетоводни практики вече използват автоматизация и анализ на данни, за да предоставят по-ценни прозрения на своите клиенти, а някои дори добавят нови консултантски услуги в портфолиото си (например съдействие при внедряване на софтуер, бизнес анализи или съвети по киберсигурност) (Challenges, Initial Steps and Key Resources for Small Firm Digitalization | IFAC). С други думи, дигитализацията се превръща от заплаха във възможност – канторите, които я приемат, се позиционират като модерни бизнес партньори, а не само като традиционни счетоводители. В този документ ще разгледаме как предизвикателствата в управлението на документооборота могат да се превърнат в източник на допълнителни приходи за счетоводните фирми чрез интелигентни решения за автоматизация. 

Проблеми и неефективности в текущите процеси 

В ежедневната си работа счетоводните кантори се сблъскват с редица оперативни проблеми, произтичащи от ръчните процеси по обработка на документи. Най-съществените предизвикателства включват: 

• Обем и организация на документооборота: Една средностатистическа кантора обработва стотици документи месечно – първични счетоводни документи, банкови извлечения, разписки, договори, справки. Традиционният подход на хартия води до нарастващи купчини от папки, които трябва да се класират, съхраняват и търсят при нужда. Малките фирми често нямат специализиран софтуер за документи и разчитат на комбинация от хартиени папки, имейли и файлове на локални компютри. Това затруднява бързото намиране на информация и крие риск от загубени или дублирани документи. Проучванията потвърждават мащаба на проблема – 79% от счетоводителите казват, че прекарват твърде много време в търсене на файлове, а почти половината определят процеса си по управление на документи като „разбит“ (Document Management is a Big Problem for Accounting Firms - insightfulaccountant.com). Събирането на документи от клиентите е друга болка: често се налага многократно напомняне, докато всички фактури и отчети бъдат предоставени. Според същото проучване 69% от счетоводителите губят прекомерно време в събиране на нужните документи от клиенти (Document Management is a Big Problem for Accounting Firms - insightfulaccountant.com). Всичко това са изгубени часове, които намаляват продуктивността и забавят обслужването. 

• Ръчно въвеждане на данни и липса на интеграция: В много кантори все още преобладава ръчната обработка – от набиране на данни от фактури в счетоводния софтуер до пренасяне на информация между различни таблици и системи. Ако системата за ТРЗ не е свързана със счетоводната, данните за заплати, осигуровки и данъци се въвеждат повторно, което води до дублиране на усилия. Ръчните процеси са бавни и податливи на грешки – например човешки грешки при повторно въвеждане на цифри могат да доведат до неточности в отчетите. Малките кантори рядко разполагат с ресурси за скъпи ERP решения и често „кърпят“ процесите с електронни таблици (Excel), което затруднява скалирането на бизнеса при растеж на броя клиенти. Липсата на интегрирани системи директно удря по продуктивността и качеството, тъй като времето на служителите отива за механична работа вместо за консултиране на клиенти. 

• Управление на трудова документация: Счетоводните фирми често поемат ангажимента да поддържат изрядни трудови досиета на служителите на своите клиенти (особено ако клиентът няма собствен HR отдел). Това включва съхранение на копия от лични документи, трудови договори, допълнителни споразумения, заповеди, удостоверения за обучения, болнични листове и др. Физическото съхранение на всички тези хартиени документи през целия изискуем период е сериозно предизвикателство – например трудовите договори и ведомости за заплати трябва да се пазят 50 години по закон. Това изисква значително пространство за архив, система за подреждане и мерки за предпазване от повреда. При необходимост от промени (напр. актуализация на договор или издаване на заповед) трябва бързо да се открие съответното досие и да се добави нов документ – в хартиен вариант това отнема време. Осигуряването на достъпност също е проблем: ако клиентът поиска копие от документ или при проверка от инспекция, кантората трябва светкавично да предостави изрядни документи. Ръчният подход крие риск от пропуски (липсващ подпис, стара версия на формуляр и т.н.), което може да доведе до санкции. Накратко, хартиените трудови досиета са тромави и рискови за поддръжка. 

• Отчитане на работното време и отсъствията: За клиенти с по-голям брой служители (например производствени фирми, търговски обекти, хотели с работа на смени) правилното отчитане на работното време е критично за калкулиране на заплати, извънреден труд и почивки. Често счетоводната кантора зависи от това клиентът да предостави обобщена информация – например попълнени графици или отчети в Excel. Тези ръчни методи са бавни и податливи на грешки, но и на злоупотреби тип “buddy punching” (когато един служител отчита присъствие вместо свой отсъстващ колега). Дори при използване на карти за контрол на достъпа, има случаи на изгубени/забравени карти или споделяне на карти между служители. Глобално, над 75% от компаниите губят средства заради „buddy punching“, което повишава разходите за труд с около 2.2% (Buddy Punching: Is it really that bad? - PredictiveHR). За една малка фирма това може да е значима сума „изпуснати“ пари годишно. Освен финансовите щети, липсата на автоматизирано отчитане затруднява спазването на трудовото законодателство (напр. изисквания за почивки и максимум работни часове), тъй като проверките се правят ръчно и постфактум. Счетоводните кантори нямат лесен начин да проверят достоверността на предоставените им данни и често губят време в комуникация с мениджърите на клиента за уточнения. 

• Сигурност на данните и съответствие с регулациите: Счетоводните кантори работят с изключително чувствителна информация – лични данни на служители, финансови резултати, търговски тайни на клиенти. Много малки фирми обаче неглижират ИТ сигурността. Съхраняването на данни локално (на един офис компютър) без надежден резервен архив крие риск от безвъзвратна загуба на данните при авария – повреда на диска, кражба на техниката или пожар. Изпращането на документи по обикновен имейл също носи заплахи: информацията може да попадне в грешни ръце или имейл акаунтът да бъде компрометиран. Липсата на инвестиции в киберзащита и обучение на персонала прави малките организации лесна мишена за атаки (фишинг, рансъмуер и др.). В същото време регулации като GDPR и предстоящата директива NIS2 налагат все по-високи стандарти за защита на данните. Счетоводните фирми, макар и да не са директно посочени в обхвата на NIS2, могат косвено да попаднат под ударите ѝ чрез своите по-големи клиенти, които ще изискват гаранции за сигурността на доставчиците си (ETD-Whitepaper.docx). Неспазването на изискванията за поверителност носи риск от сериозни глоби и накърняване на репутацията. Обобщено, остарелите методи за управление на документи не отговарят на съвременните изисквания за сигурност и контрол. 

Всички изброени проблеми могат да се сумират като „повече работа за по-малко време и с по-малко ресурси“ – реалност, в която много счетоводители се припознават. Ръчните процеси забавят работата, увеличават разходите (видими и скрити) и излагат фирмата на рискове. В този контекст необходимостта от иновации и автоматизация става все по-осезаема за бранша. 

Решение чрез автоматизация на документооборота 

Дигитализацията на процесите е естественият отговор на изброените предизвикателства. Чрез модерни софтуерни решения счетоводните кантори могат да преобразят своя документооборот – не само да решат съществуващите проблеми, но и да работят по-бързо, по-сигурно и с нова стойност за клиентите. Ето някои ключови аспекти на едно такова решение чрез автоматизация: 

• Електронен документооборот и централизирано хранилище: Внедряването на система за управление на документи (Document Management System – DMS) позволява всички документи на клиента да се съхраняват централизирано в електронен вид. Всеки документ може да бъде лесно открит чрез търсене по различни критерии (име, дата, тип, ключови думи), вместо да се рови в папки. Повече няма „изгубени папки“ – дигиталният архив гарантира, че нищо не изчезва. Допълнително, добра DMS платформа има вградени работни потоци (workflows), които автоматично напомнят за предстоящи задачи и срокове – например изтичащи договори, необходими подновявания на сертификати или наближаващи крайни дати за подаване на документи. Така счетоводителите остават винаги в крак със задълженията, без да разчитат на хартиени календари или бележки. В резултат времето за търсене и обработка на документи спада драстично – служителите могат да си върнат часове продуктивно време всеки ден. (Например, изследвания показват, че служителите губят средно 1.5–2 часа дневно в търсене на информация, които могат да бъдат спестени с интелигентно управление на документи (Infographic - How to Save Half of Your Workday with Intelligent Information Management) (Document Workflow Automation| Get the Infographic | Laminin Solutions).) 

• Интеграция с други системи и автоматичен трансфер на данни: Съвременното решение трябва да „разговаря“ с останалите софтуери, които кантората и клиентите използват. Това означава лесна интеграция със счетоводни програми, ТРЗ/HR системи, банков софтуер, CRM и др. Например, ако счетоводната фирма вече използва определен счетоводен продукт, добра практика е новата система да може да обменя данни с него (чрез API или чрез импортиране/експортиране на файлове). По този начин данните за обороти, начислени заплати, осигуровки и др. автоматично се прехвърлят към счетоводството, спестявайки двойно въвеждане и елиминирайки риска от грешки. Интеграцията с офис пакети (като Office 365 или Google Workspace) позволява лесно генериране на справки и отчети, както и масова комуникация с клиенти (напр. разпращане на фишове). Също толкова важна е интеграцията на хартиените входящи документи чрез OCR (Optical Character Recognition) – оптичните технологии за разпознаване на текст могат автоматично да изчитат информация от сканирани фактури и разписки и да я въвеждат в системата. Това премахва нуждата счетоводителят ръчно да набира данни от всеки документ. Автоматичното извличане на данни (OCR) ускорява процеса по осчетоводяване на първични документи и свежда до минимум човешките грешки при въвеждане. 

• Дигитални трудови досиета и електронни подписи: Решението за автоматизация следва да обхваща и управлението на човешките ресурси (HR) на клиента, което често е част от услугите на счетоводната кантора. Модерните HR модули позволяват изцяло електронно водене на трудово досие – от създаването на документи (договори, заповеди, длъжностни характеристики) в електронна форма, през подписването им с квалифициран електронен подпис, до съхранението им в дигиталния архив и споделянето им с служителите. Така отпада нуждата от хартиени трудови досиета и физически подписани екземпляри – всяка страна подписва електронно, което има същата правна сила. Добрите практики включват и самообслужване за служителите – например служител на клиент да може през уеб или мобилно приложение сам да изтегли своето копие от трудовия договор или да заяви отпуска, вместо за всичко да звъни на счетоводителя. Така се пести време както на кантората, така и на служителите на клиента, а обслужването става по-гъвкаво. 

• Проследяване на работно време и отсъствия – дигитално и надеждно: Ключов компонент на автоматизацията е внедряване на система за отчитане на работното време. Съвременните решения предлагат онлайн регистрация на присъствията – чрез компютър или мобилно приложение, включително с възможности за геолокация или биометрични данни (напр. сканиране на пръстов отпечатък или лице при чекиране). Това елиминира нуждата от остарели карточетящи устройства и практически предотвратява измамите тип “един се чекира за друг”. Данните за отработени часове, закъснения, болнични и отпуски постъпват директно в системата и са на разположение при изчисляване на заплатите. Счетоводителят не трябва да чака в края на месеца обобщени таблици от мениджърите – информацията се натрупва текущо и грешки или пропуски се забелязват навреме. Освен че спестява време, автоматизираното отчитане гарантира и спазване на трудовите норми (софтуерът може да алармира при превишаване на работни часове, неползвана почивка и др.). В крайна сметка, отчитането на работното време става по-прозрачно, точно и без усилие, както за кантората, така и за клиента. 

• Сигурност, архивиране и достъпност в облака: Надеждната автоматизирана система трябва да осигури високо ниво на киберсигурност и защита на данните. Това включва криптирано съхранение на документите, контрол на достъпа на потребителите (напр. на роли и нива на разрешения), подробни записи (логове) за всяко действие в системата и регулярни резервни копия. Все по-често счетоводните фирми се ориентират към облачни платформи, които по дефиниция предлагат висока наличност и бекъп, а поддръжката на сигурността се поема от професионален доставчик. Така дори при бедствие (хардуерен срив, вирус, човешка грешка) данните остават защитени и достъпни от друго устройство. Съвременните решения за документооборот се разработват в съответствие с GDPR и често покриват международни стандарти за информационна сигурност като ISO 27001. Например, ако избраната платформа е сертифицирана по ISO 27001, счетоводната кантора автоматично демонстрира към своите клиенти високо ниво на защита и изпълнение на добри практики. Всичко това изгражда доверие – клиентите могат да бъдат спокойни, че данните им се съхраняват отговорно и конфиденциално. Същевременно, работата в облака означава достъпност отвсякъде и по всяко време – счетоводителите и клиентите имат нужните документи подръка, независимо дали работят от офиса, от дома или са в движение. 

Пример за цялостно решение: planIT – платформа за дигитален HR и документооборот. – Една от иновативните системи на българския пазар, насочени към счетоводни кантори, е planIT. Тя е разработена специално да покрива “край до край” процесите по управление на човешките ресурси и трудовите документи. planIT позволява изцяло електронно трудово досие в съответствие със закона – автоматично генериране на документи (трудови договори, длъжностни характеристики, заповеди), тяхното подписване с електронен подпис и обмен с служителите. По този начин нуждата от хартиени архиви отпада. Платформата включва и допълнителни HR модули: профили на служителите, управление на отпуски и болнични, графици и планиране на смените, отчитане на присъствията, архив на всички файлове и справки – всичко в една система, напълно интегрирана с ТРЗ функционалностите. Така, когато дойде време за заплати, данните за отработени часове, отсъствия и болнични вече са в системата и се калкулират автоматично. planIT е проектиран и с мисъл за интеграции – има отворен API и готови връзки към външни приложения (банкови системи, счетоводен софтуер, офис пакети). За счетоводната кантора това означава, че може да внедри planIT във фирмите на своите клиенти без да прекъсва установените им процеси – новият софтуер се вписва гладко в съществуващия ИТ пейзаж. Освен това planIT следва всички модерни стандарти за сигурност и разполага с ISO 27001 сертификат, което гарантира на счетоводителите и техните клиенти, че данните се съхраняват и обработват според най-високите изисквания за защита. С подобно решение една кантора може да преодолее голяма част от описаните по-горе „документални главоболия“ и да се фокусира върху същинската си работа – обслужването на клиенти. 

Анализ на възвращаемостта на инвестициите (ROI) 

Внедряването на автоматизация безспорно изисква инвестиция – като минимум абонамент за софтуер, време за внедряване и обучение на персонала. Важният въпрос за всяка фирма е: струва ли си тази инвестиция и кога ще се изплати? Анализът на възвращаемостта на инвестициите (ROI) при дигитализация на документооборота често показва изненадващо бърза и висока възвръщаемост благодарение на комбинацията от спестени разходи, повишена продуктивност и нови приходи. Нека разгледаме няколко аспекта: 

• Спестено време = спестени разходи: Автоматизацията директно намалява времето, което служителите отделят за рутинни задачи. Връщайки си дори само 1 час на ден (чрез по-бързо търсене на документи, премахване на ръчно въвеждане и т.н.), един счетоводител печели ~20 допълнителни часа годишно за по-продуктивна работа. За екип от 5 човека това са 100 часа годишно, които иначе биха стрували значителна сума в заплати. В много случаи спестеното време позволява обслужване на повече клиенти без наемане на допълнителен персонал, което пряко се отразява на печалбата. Всъщност, когато цялата фирма премине към интегрирана дигитална платформа, проучвания показват, че продуктивността скача с около 51% благодарение на по-лесното сътрудничество и достъп до споделени документи (Document Management is a Big Problem for Accounting Firms - insightfulaccountant.com). Тези допълнителни 51% продуктивност могат да се превърнат или в повече извършена работа (респ. повече приход), или в намалени разходи за труд при същия обем работа. 

• Намалени директни разходи за материали и пространство: Елиминирането на хартиения документооборот носи осезаеми икономии от консумативи и пространство. Спестяват се разходите за хартия, мастило, принтери и поддръжката им, куриерски услуги за доставка на документи, наеми за архивни помещения или шкафове и т.н. Според Gartner, подходящата система за управление на документи може да намали потенциалните разходи, свързани с хартия, с около 40% (How To Turn Document Management Inefficiencies Into Cost Savings). Освен това, фирмите които преминават към електронен архив, често успяват да освободят офис пространство (намалявайки разходите за наем) или да прекратят скъпите договори с външни архивохранилища. Тези спестявания директно компенсират част от цената на софтуера за автоматизация. 

• По-малко грешки и глоби: Човешките грешки в счетоводството могат да излязат скъпо – дали като време за корекции, пропуснати ползи или дори санкции при данъчни и трудови проверки. Ръчната работа с документи неминуемо води до определен процент грешки (пропуснат документ, сгрешена цифра, изпратен грешен файл на клиент и т.н.). С автоматизацията този процент рязко спада. Например, организациите, внедрили автоматизирани работни потоци, докладват 67% намаление на грешките в документите (3x ROI in 1 Year with Document Automation Workflows). Това означава по-малко неустойки и изпуснати срокове, по-малко часове непредвиден труд за оправяне на проблеми, и по-добро качество на услугата. Индиректно, намалените грешки повишават и доверието на клиентите – удовлетворените клиенти са склонни да възлагат повече работа и да останат по-дълго, което увеличава приходите във времето. 

• Бързо обслужване и повече доволни клиенти: Дигитализацията ускорява много процеси – от отговор на запитване на клиент до финализиране на месечните отчети. Когато една кантора работи по-бързо, тя може да обслужва повече клиенти със същия екип или да предлага по-кратки срокове, което я прави по-конкурентна на пазара. По-бързите услуги често позволяват и увеличаване на цените – клиентите са готови да платят премия за експресно и качествено обслужване. Освен това, автоматизацията подобрява клиентското изживяване (например с портал за самообслужване, своевременни автоматични напомняния към клиента да предостави документи и т.н.). Това води до по-доволни клиенти, които по-рядко се отказват от договора – т.е. задържане на приходи. Един доволен клиент е и източник на препоръки, които носят нов бизнес без разходи за маркетинг. 

• Впечатляваща възвръщаемост: Когато сумираме всичко – спестените разходи (време, труд, хартия, архив), избегнатите загуби (глоби, грешки) и потенциално увеличените приходи (повече клиенти, нови услуги, по-високи такси за бързина) – става ясно, че инвестицията в автоматизация се изплаща многократно. Различни анализи показват ROI от порядъка на 3 пъти стойността на инвестицията още през първата година (3x ROI in 1 Year with Document Automation Workflows). С други думи, ако фирмата вложи 10 000 лв в дигитализация, тя може да спести и спечели еквивалента на ~30 000 лв още в рамките на 12 месеца от внедряването. Компаниите с оптимизирани документни workflows отчитат 60-80% намаление на разходите за обработка на документи и 15-25% повишение на екипната продуктивност (3x ROI in 1 Year with Document Automation Workflows) – комбинация, която обяснява високата възвръщаемост. Една средно голяма кантора например би могла да намали оперативните си разходи с 30-40% и същевременно да поеме 20% повече работа без допълнителен персонал. В парично изражение това се равнява на десетки хиляди лева годишно подобрение на финансовия резултат. Дори да отчетем цената на софтуера и началните инвестиции, нетният ефект остава положителен и устойчив в дългосрочен план. 

Разбира се, конкретният ROI за всяка фирма може да варира в зависимост от размера й и степента на автоматизация. Важното е, че трендът навсякъде е сходен – ползите многократно надхвърлят разходите. Ето защо все повече счетоводни къщи възприемат автоматизацията като стратегическа инвестиция, а не като разход. 

(Следва примерна таблица, илюстрираща потенциалните спестявания и ROI при автоматизация на документооборота в една хипотетична счетоводна кантора): 

1Изчислено като сумарна стойност на загубено време (около 1000 човекочаса годишно по 30 лв/час) и консумативи/архив. 

Горната таблица демонстрира хипотетичен сценарий: при автоматизация една средна кантора може да спести ~35 000 лв годишно от оптимизация на процесите си, и да генерира ~15% повече приходи чрез по-добра ефективност и нови предложения. Нетният резултат – ~30 000 лв годишно подобрение – многократно оправдава инвестиция, например, от 10 000 лв за внедряване (ROI ~300%). Разбира се, резултатите варират, но тенденцията е ясна: автоматизацията изплаща вложенията бързо. 

Как счетоводните фирми могат да монетизират автоматизацията? 

Освен вътрешните спестявания и повишената ефективност, автоматизацията отваря вратата към нови източници на доход за счетоводните кантори. С други думи, една фирма може да монетизира своите дигитални подобрения, като ги превърне в добавена стойност за клиентите (срещу съответно заплащане). Ето няколко начина, по които това е възможно: 

• Разширяване на услугите с дигитални решения: След като една кантора изгради компетенции и внедри система за електронен документооборот, тя може да започне да предлага нови услуги, базирани на тази технология. Например, счетоводната фирма може да предоставя на своите клиенти облачно HR обслужване – поддържане на електронно трудово досие, софтуер за присъствия и управление на отпуски като част от месечния абонамент. Вместо всеки клиент сам да купува и внедрява HR софтуер, счетоводната кантора действа като доставчик: клиентът получава достъп до модерна система (напр. planIT) през акаунт, администриран от кантората. Така към традиционните счетоводни и ТРЗ услуги се добавя още една платена линия на приходи – дигитално HR решение. Много малки и средни предприятия биха предпочели да възложат тази дейност на външен експерт, вместо да я управляват сами, особено ако вече имат доверие на счетоводителя си. За кантората това означава по-високи месечни такси от съществуващите клиенти и възможност да привлече нови клиенти с по-комплексно предложение. 

• „One-stop-shop“ за административните нужди на клиента: Когато счетоводната фирма интегрира автоматизацията, тя може да се позиционира като единно решение за бизнеса на клиента – не само по счетоводство, но и по административен документооборот. Например, кантората може да поеме изцяло дигиталното управление на договори, фактури и справки на клиента чрез своята система. Клиентът печели, че всичко му е уредено – счетоводство, ТРЗ, HR документи и дори електронен архив – чрез един партньор. Това повишава ангажираността и лоялността на клиента, защото повече от процесите му са обвързани с един доверен доставчик. За счетоводната фирма това се превръща в конкурентно предимство – диференцира я на пазара. В практиката подобна стратегия позволява да се вземат по-високи цени, тъй като пакетната услуга носи по-голяма стойност. Клиентите са склонни да платят повече на един “super-удобен” доставчик, вместо да координират няколко различни. 

• Консултантски услуги по дигитализация: Натрупвайки опит с внедряване на автоматизацията в собствения си офис, счетоводната фирма може да започне да консултира и други фирми (включително свои клиенти) в техните проекти за цифровизация. Например, ако даден клиент иска да внедри ERP система или специализиран софтуер, счетоводителят, запознат с технологиите, може да играе ролята на консултант или проектен мениджър срещу заплащане. Това превръща кантората в партньор по дигитална трансформация – услуга, за която все повече малки бизнеси търсят съдействие. В допълнение, някои счетоводни компании сключват партньорства с доставчици на софтуер (например стават официални дистрибутори или внедрители на дадена система) и получават комисион или хонорар за всяко успешно внедряване при клиент. Така автоматизацията носи преки приходи отвъд основната дейност. 

• Повишена мащабируемост = повече клиенти: Да не забравяме, че благодарение на автоматизацията една кантора може да поеме повече работа без да увеличава разходите си пропорционално. Това отваря възможност за растеж на броя на клиентите и съответно на приходите. Ако досега един счетоводител е можел да обслужва например 10 клиента качествено, сега – с дигитални инструменти – същият човек може да обслужва 15 или 20 без компромис в качеството. Това увеличава капацитета на фирмата да генерира приходи. Мащабирането на бизнеса без аналогично нарастване на разходите значи по-висока печалба. Автоматизираната фирма може агресивно да разширява клиентската си база (чрез маркетинг и препоръки), знаейки че инфраструктурата й го позволява. Повече клиенти на същата база разходи = по-висока рентабилност в дългосрочен план. 

В заключение, монетизирането на автоматизацията се свежда до това да превърнем новите възможности в търсени услуги. Дигиталната трансформация на вътрешните процеси естествено се разгръща и навън – към клиентите, под формата на по-добри и повече услуги. Счетоводните фирми, които осъзнаят това, могат не само да изплатят инвестицията в софтуер, но и да излязат на печалба от нея, разширявайки бизнес модела си. 

Заключение и следващи стъпки 

Предизвикателствата в управлението на документооборота – голям обем хартия, тромави процеси, риск от грешки и пропуски, изисквания за сигурност – вече не трябва да бъдат приемани като „неизбежното зло“ в счетоводния бранш. С правилния подход те могат да се превърнат в катализатор за подобрение и източник на нови доходи. Автоматизацията и дигитализацията дават възможност на счетоводните кантори да работят по-интелигентно, да се откроят пред конкурентите и да предложат по-богато меню от услуги на своите клиенти. Фирмите, които са готови да инвестират в тези технологии, позиционират себе си като модерни, ефективни и ориентирани към бъдещето партньори. 

Разбира се, преминаването към нови системи и начини на работа изисква планиране и управление на промяната. Как да започнете? Ето няколко практически стъпки, които счетоводните компании могат да предприемат, за да стартират своята дигитална трансформация: 

• Оценете текущото състояние: Започнете с вътрешен одит на своите процеси. Кои дейности отнемат най-много време? Къде стават най-често грешки или забавяния? Кои задачи се повтарят рутинно? Тази „карта“ на болките ще ви помогне да приоритизирате какво да автоматизирате първо. Измерете приблизително колко време и ресурс струват ръчните процеси – така по-късно ще можете да измерите подобрението. 
  
• Подгответе дългосрочна визия и план: Помислете как виждате своята практика след 5 години. Искате ли да обслужвате повече клиенти? Да предлагате нови услуги? Визията ви ще насочи избора на технологии. IFAC препоръчва дигиталната стратегия да е част от общата фирмена стратегия – ръководството и екипът трябва да са на една страница с целите (Challenges, Initial Steps and Key Resources for Small Firm Digitalization | IFAC). Изгответе реалистичен план за внедряване на промени на етапи, вместо всичко наведнъж. 
• Проучете решения и изберете платформа: Разгледайте наличните софтуерни опции за документен мениджмънт, HR, автоматизация на процеси. Сравнете функционалности, цени, поддръжка. Потърсете cloud-базирано решение, защото то ще ви спести много главоболия по инфраструктура и сигурност. Преценете дали да изберете най-доброто от различни продукти или единна платформа, която покрива всичко (all-in-one). Включете и вашите клиенти в обсъждането – разберете от какво биха имали полза (например, биха ли искали портал за документи). Така ще сте сигурни, че избраната система отговаря и на техните нужди. 
  
• Намерете технологичен партньор и вътрешен „шампион“: Свържете се с доставчиците на софтуера за демонстрации и консултации. Много вероятно е да не се наложи да правите всичко сами – добрите доставчици ще ви помогнат с внедряването и обучението. Вътре във фирмата си определете един човек или малък екип, който да движи проекта (т.нар. вътрешен шампион на технологията (Challenges, Initial Steps and Key Resources for Small Firm Digitalization | IFAC)). Този човек трябва да е ентусиазиран по темата и да може да обучава/подкрепя колегите си. 
• Започнете поетапно и обучавайте екипа: Изберете един процес или един клиент, с който да стартирате пилотно внедряване. Например, дигитализирайте трудовите досиета на един ключов клиент първоначално. Тествайте, изгладете проблемите, съберете обратна връзка от служителите и клиента. След като моделът сработи, постепенно разширявайте обхвата – включете повече клиенти и повече функционалности. Паралелно с това, инвестирайте в обучение – уверете се, че екипът ви умее да работи с новите инструменти и разбира ползите им. Мотивацията на хората е ключова: покажете им как автоматизацията ще им спести усилия и ще им помогне да се развиват, вместо да я възприемат като заплаха. 
  
• Комуникирайте с клиентите и рекламирайте новите си възможности: Информирайте съществуващите клиенти за подобренията – например, че от следващия месец ще могат да одобряват документи електронно или ще получават автоматични напомняния. Изтъкнете ползите за тях – по-малко ангажименти, по-малко грешки, по-бързо обслужване. Това ще повиши доволството им. Също така, използвайте новите си дигитални компетенции в маркетинга към потенциални клиенти: подчертайте, че сте технологично напреднала кантора, предлагаща услуги, които конкуренцията няма. Позиционирайте се като “счетоводна кантора 2.0” – модерен партньор за съвременния бизнес. 

Изминаването на този път на дигитализация ще изисква време и упоритост, но резултатите си струват. Счетоводните фирми, които вече направиха тази крачка, отчитат по-ефективни операции, по-малко стрес в екипа и по-доволни клиенти. Вместо да губят часове в ровене из папки, техните служители се фокусират върху анализ и консултиране. Вместо да се тревожат за изгубени документи или приближаващи срокове, те разчитат на автоматични системи, които ги подсигуряват. А освободеното време им позволява да поемат нов бизнес и да растат. 

Обобщено, автоматизацията превръща проблемите в възможности. Всеки преди досаден аспект на документооборота може да се трансформира в повод да предложим нещо повече на клиента или да оптимизираме разходите. В една цифрова ера, в която бизнесът става все по-динамичен, счетоводната кантора не може да си позволи да изостава. С правилните инструменти и стратегия, тя може да бъде двигател на дигитална промяна – и да печели от това. Време е проблемите да заработят за нас, а не против нас. Следващата стъпка е ваша – направете план, изберете партньор и стартирайте промяната днес. Вашите бъдещи по-ефективни и проспериращи аз и бизнес ще ви бъдат благодарни.