От 1 юни 2025 г. в България влиза в сила задължението всички работодатели да използват електронна трудова книжка (ЕТК), която заменя досегашния хартиен формат. Това е част от централизирания Регистър на заетостта на Националната агенция за приходите (НАП). Електронната трудова книжка представлява единен електронен трудов запис (ЕТЗ) – дигитално досие, което съдържа всички данни за трудовата дейност на служителя, служейки като официално удостоверение за стаж. Основната информация в ЕТЗ включва идентификационни данни за работника (име, ЕГН), данни за работодателя (ЕИК, наименование), дати на започване и прекратяване на трудовото правоотношение, длъжност и основна заплата, промени в длъжността и възнаграждението, ползвани отпуски и болнични, основания за прекратяване, осигурителен стаж, запори и др.
С въвеждането на ЕТК работодателят поема редица законови отговорности. Регистрация на събития – всеки нов сключен трудов договор след 1.06.2025 г. се регистрира в електронния регистър на НАП (вместо издаване на хартиена книжка), а за действащите към тази дата трудови правоотношения трябва да се подадат данни в определен срок. При изменение на трудов договор (напр. промяна на длъжност или работно време) или при ново назначение, работодателят подава към НАП единен електронен трудов запис вместо досегашното уведомление по чл.62 от Кодекса на труда. Сроковете остават както досега – до 3 работни дни от сключване или изменение на договора и до 7 дни от прекратяване на договора. Всяко прекратяване на трудов договор също се отразява в електронния регистър до 7 дни от последния работен ден, като служителят получава автоматично електронно потвърждение за прекратяването.
Информацията, която се подава към НАП при всяко събитие, е разширена спрямо старата система. Например, освен дата на сключване на договор се вписва и дата на постъпване на работа; посочва се продължителността на работното време (дневна или седмична); броят на договорените дни платен годишен отпуск; данни за обезщетения при пенсиониране или по болест; периоди, признати и непризнати за трудов стаж (както досега се отбелязваше в книжката); както и наличието на наложени запори при неизплатена издръжка към дете.
За да се изпълнят тези изисквания, софтуерните системи на работодателите трябва да комуникират с е-портала на НАП. НАП разработи приложно-програмен интерфейс (API) за директен обмен на информация “система-към-система”, защитен чрез софтуерен ключ (API ключ). Чрез този API работодателските софтуери ще подават електронните трудови записи в структуриран формат (XML по определена XSD схема) директно към системата на НАП. В съответствие с новата Наредба за вписване в регистъра на заетостта, НАП публикува техническа спецификация и XSD схема за електронния трудов запис (за сключване, изменение и прекратяване на трудови договори). Това гарантира, че всички HR/ТРЗ системи трябва да следват единен формат при интеграция с НАП. Освен техническите аспекти, работодателите са длъжни да осигурят достъп на служителите до техните електронни трудови записи – всеки работник ще може да проверява своите данни чрез защитен портал на НАП, а работодателите ще имат достъп само до данните за текущите си. Също така личните данни в регистъра са защитени съгласно GDPR и е гарантиран ограничен достъп, предотвратяващ нерегламентирано използване на лични данни.
Софтуерното решение planIT е разработено така, че да отговори изцяло на новите законови изисквания за електронна трудова книжка. Като SaaS платформа за ТРЗ и HR процеси, planIT се интегрира директно с е-услугите на НАП чрез официалния API. Това означава, че системата автоматично извлича нужните данни и подава събитията към НАП в зададения формат и срок. При ново назначение в planIT се генерират необходимите данни за ЕТЗ и те се изпращат през API към Регистъра на заетостта, вместо потребителят ръчно да попълва и подава уведомление. По аналогичен начин всяка промяна в трудов договор, въведена в planIT (например повишение или промяна на работно време), се отразява автоматично и генерира електронен запис за изменение, който софтуерът подава към НАП. При прекратяване на договор, planIT регистрира датата и основанието за освобождаване и в рамките на законовите 7 дни изпраща електронно уведомление за прекратяване.
planIT е разработен в съответствие с публикуваните от НАП технически спецификации за електронния трудов запис. Системата използва актуалната XSD схема и формат, гарантирайки, че всички задължителни полета (напр. данни за постъпване, продължителност на работния ден, отпуск, обезщетения и др.) са включени. По този начин planIT елиминира риска от пропуск на изискуема информация – софтуерът валидира данните преди подаване и следи за спазване на сроковете. Например, ако се въведе нов служител без попълнени ключови данни (ЕГН, длъжност, трудов стаж за признаване и т.н.), системата няма да позволи финализиране на назначението без тази информация, което предотвратява несъответствия при изпращане към НАП.
Една от силните страни на planIT е високата степен на автоматизация. Системата поддържа работни потоци за всички административни HR процеси – от наемане до напускане. При настъпване на събитие (назначение, промяна, отпуск, освобождаване) planIT не само изготвя необходимите вътрешни документи, но и автоматично подава нужната информация към външните институции. Така при регистриране на ново назначение софтуерът може да изпрати към НАП електронен запис и да върне потвърждение (напр. входящ номер или заверка от НАП). Това позволява веднага да се генерира документ за служителя – копие от вписването на началото на трудовото правоотношение, заверено от НАП (заместващо старото уведомление по чл. 62). planIT също така следи статусите на подадените заявления – дали са приети успешно от НАП, и уведомява оператора при грешка (например неуспешно подаване поради технически проблем или непълни данни). Чрез интеграцията с API, процесът е изцяло безхартиен и в реално време, без необходимост файлове да се експортират и качват ръчно на портала на НАП.
Важно е да се отбележи, че planIT осигурява и достъп на служителите до собствените им трудови данни чрез самообслужване. В унисон с изискването служителите да могат да правят справка на записите си, planIT предоставя портал за служителя, където той вижда своя договор, стаж, остатък отпуск и др. (като отразява информацията, която е официално подадена и в регистъра на НАП). Това повишава прозрачността и удобството – работникът винаги може да провери стажа си, без да чака справка от отдел „Личен състав“.
Накратко, planIT реализира функционалността за електронна трудова книжка чрез:
Всичко това прави planIT надежден инструмент за спазване на новите регулации с минимална намеса на потребителя.
Изборът на planIT пред алтернативни ТРЗ/HR системи носи конкретни ползи за организациите, особено в контекста на новите регулации и нуждата от автоматизация:
В заключение, planIT предоставя на бизнеса модерно, регулаторно съвместимо и силно автоматизирано решение за управление на трудовите отношения. В сравнение с по-старите или по-ограничени системи, planIT носи предимства под формата на спестено време, по-ниски оперативни разходи и увереност, че всички законови изисквания – включително електронната трудова книжка – са спазени коректно. Това позволява на организациите да се фокусират върху стратегическите аспекти на управлението на хора, вместо върху административни подробности, като същевременно се възползват от предимствата на дигитализацията в HR сферата.