planIT е софтуер, който предоставя възможност на работодателите да автоматизират ТРЗ и HR процеси, в това число да водят електронно трудовото досие на своите служители в съответствие с българското законодателство. Наред с това, софтуерът обезпечава работодателите и служителите улеснено, бързо, сигурно и дигитално да създават, подписват, изпращат и получават документи във връзка с трудовите им правоотношения?
Трудовото досие се създава още при постъпването на един служител на работа при конкретен работодател. То представлява сбор от документи, данни и информация, свързани със създаденото трудово правоотношение. В трудовото досие се съдържат документи като: трудов договор, длъжностна характеристика, молби за отпуски, медицински документи на служителя, заповеди и решения на работодателя, касаещи служителя, документи, които удостоверяват трудовата история, квалификации и правата на служителя. Предназначението на трудовото досие е да се гарантира правилност и отчетност за всички задължения на работодателя и правата на служителя, както и да се обезпечат доказателства за трудовия стаж, професионалните умения и квалификации на служителя и осигуряване на съответствие с трудовото законодателство и норми като например документиране на отпуските, болнични, дисциплинарни наказания и др. Документите от трудовото досие са от помощ на страните в случаи на спорове или проверки.
В чл. 128б от Кодекса на труда /КТ/ е уредено задължението на работодателите да водят трудово досие за всеки служител и възможността документите от досието да бъдат създавани като електронни. Конкретните изисквания към платформата и документите се откриват в Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя. Най-общо платформата отговаря на следните законови изисквания за електронно трудово досие и документите в него са:
planIT задълбочено установява идентичността на потребителя, независимо дали е работодател или служител, преди да го допусне до платформата, като при достъп се изисква въвеждане на два елемента за идентификация, които са с високо ниво на сигурност - въвеждане на парола и въвеждане на код, който потребителят е получил чрез сигурен канал, например чрез имейл или приложение. Съгласно Политиката за доверени устройства на planIT при последващ достъп до платформата потребителят може да въведе единствено парола, ако достъпва платформата от същото устройство, с което вече е реализирал достъп и устройството му е разпознато от planIT. Въпреки това от съображения за сигурност платформата може да изиска повторно въвеждане на получен от потребителя чрез сигурен канал код при определени действия или след определен период от време.
За да отговори на законовите изисквания, планИТ използва услугите на квалифициран доставчик на удостоверителни услуги, посредством които при важни дейности в платформата (при достъп, регистриране, изтриване, редактиране на документ, изпращане на документ) се извършва удостоверяване на времето на извършване на действието, посредством което може да се докаже, че дадено действие е извършено в точно определен момент, посочен в удостоверението. Eлектронен времеви печат представлява цифров печат, който се поставя върху електронен документ, за да се удостовери точното време, когато този документ е създаден или подписан. Основната разлика тук е, че времевият печат не само удостоверява времето, но и гарантира целостта на документа, както и че документът не е бил променян след поставянето на печата.
Да. планИТ отговаря на законовите изисквания за връчване на документи чрез услуга за електронна препоръчана поща, както следва:
Да. Такива изисквания са поставени в Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя. Когато документът се подписва електронно от работодателя или овластен от него служител (например заповед), то изискването за подписване е да бъде с квалифициран електронен подпис, а в документа следва да се посочи името на лицето, подписало документа, а ако е различно от управителя, да се посочат име и фамилия на лицето, подписало документа, данни за работодателя и основанието за упълномощаване (например: Иван Иванов, “Работодател” ЕООД, упълномощен със Заповед/Пълномощно № от дата…). Когато документът се подписва електронно от служителя (например молба за ползване на отпуск), подписването следва да е с някой от трите електронни подписа - обикновен, усъвършенстван или квалифициран електронен подпис - според посоченото в Правилника за вътрешния трудов ред или в друг документ. При всички случаи осигуряването на подписа на служителя следва да е за сметка на работодателя. планИТ осигурява интерфейс за подписване на документи с електронен подпис.
Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя позволява служителите да се подписват освен с КЕП, но и с УЕП или обикновен електронен подпис /ОЕП/, което често е много по-улеснено и евтино решение. На усъвършенствания електронен подпис /УЕП/ се придава малко по-ниска правна стойност в сравнение с КЕП, доколкото УЕП може да се предоставя като услуга и от неквалифициран доставчик на удостоверителни услуги. Технически няма разлика с усъвършенствания електронен подпис, но сертификатът е издаден от компания, която се явява доставчик на удостоверителни услуги. При използване на функционалността за подписване на планИТ се гарантира, че подписът отговаря на изискванията на УЕП, освен ако не е маркиран избор за подписване с КЕП на Evrotrust. Подписването с УЕП в платформата не изисква допълнително заплащане. Въпреки че правната стойност на УЕП е по-ниска от тази на КЕП, планИТ е заложило на редица механизми, за да гарантира, че документът е подписан от посочения автор чрез двуфакторната идентификация при достъп и подписване (парола и код, изпратен по имейл или чрез приложение), както и че документът не е променян след неговото подписване, което се гарантира чрез квалифициран електронен печат на Evrotrust върху документа. Това на практика означава, че доказателствата, които платформата създава при създаване и подписване с УЕП на документа чрез функционалността на платформата, са с изключително висока правна стойност и биха се използвали с висока степен на доверие, включително в съдебни производства.
Съгласно Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя служителите могат да се подписват освен с КЕП и УЕП, но и с обикновен електронен подпис /ОЕП/, което също е е много по-улеснено и евтино решение, но е с по-ниска степен на сигурност, доколкото при подписване с ОЕП не се използват допълнителни функции за удостоверяване на самоличността на лицето, което подписва документа (например ПИН или друг код, който уникално свързва подписа с подписващия). ОЕП е най-опростеният и с най-ниска правна стойност електронен подпис. Той представлява електронно потвърждение на идентичността на подписващото лице, но не осигурява достатъчно защита срещу фалшифициране и манипулации. ОЕП намира приложение в ежедневни транзакции, като обмен на имейли, основни споразумения и договори с ниска стойност, където правното валидиране не е основна грижа. Пример за обикновен електронен подпис е подписът, който се полага с електронна писалка или изявленията по имейл поради самия факт, че изявлението изхожда от специализирано приложение под контрола на автора (при което поради факта, че се намира под контрола на автора, адресатът се доверява на авторството или поради факта, че изхожда от точно определен адрес на електронна поща). От съществено значение е работодателят и служителят да са се съгласили, че в отношенията помежду си ще приемат обикновеният електронен подпис на служителя за достатъчно сигурен, така че да се изпълняват присъщите на всеки подпис функции – установяване на авторство, съгласие, интегритет и неотменяемост. В този смисъл са и разпоредбите на Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги, според които в отношенията помежду им страните могат да уговорят, че ще признават стойността на обикновения електронния подпис на саморъчен. Няма пречка работодателят и служителят да уговорят, че ако служителят използва функционалността на плантИТ за електронно подписване, подписът се приема за ОЕП или за УЕП.
На практика регистрирането на работодателя в планИТ и последващата регистрация на служителите от организацията му са достатъчни действия, за да използвате платформата и нейните функционалности. За да бъде обаче използването на планИТ максимално пълноценно и съобразено със закона, необходимо е изпълнение на следните стъпки:
Вариант № 2:
Да се уговори в трудовия договор/допълнително споразумение към него или в Правилника за вътрешния ред, че служителят на основание чл. 8 от Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги е длъжен в определен срок (например 7 календарни дни) от уведомяване за постъпването на съобщението в информационната му система (профила) да приеме и потвърди чрез изричен бутон, наличен в платформата или друго изрично действие, от което е видно, че е получил отправен до него електронен документ чрез платформата, като след потвърждението документът ще се счита за връчен. Следва да предвидите в този случай какви ще бъдат последиците, ако служителят не потвърди и не приеме документа в указания срок - такава последица може да бъде например приемането от работодателя, че е налице отказ на служителя от получаване на документи, което е предпоставка за пристъпване към връчване на документа при условията на отказ, удостоверен от свидетели или към връчване по друг начин, определен в Правилника за вътрешния трудов ред или в закона (например: изпращане на документа с препоръчано писмо с обратна разписка, нотариална покана и др.).
Съгласно чл. 8 от Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги служителят не е длъжен да потвърди получен от него документ, изпратен от работодателя за да се счита, че го е получил, освен ако не е уговорено друго в трудовия договор, анекс или допълнително споразумение към него, респ. Правилника за вътрешния трудов ред. Съгласно чл. 10 от същия закон електронното изявление/документ е получен/о с постъпването му в посочената от служителя информационна система, която в случая ще е неговият профил в планИТ, а не с изтеглянето/отварянето/приемането на документа. Само ако служителят не е посочил информационна система, то ще се приеме, че документ му е връчен едва с изтеглянето му от него. Съгласно Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя, електронните изявления и документи между работодателя и служителя се връчват чрез услуга електронна препоръчана поща, каквато е услугата, предлагана от планИТ, доколкото платформата предоставя възможност за изпращане и получаване на електронни документи и изявления, като предоставя и доказателство за изпращача, получателя, времето на изпращане и времето на получаване на изявленията и документите в информационната система на получателя. Фактическо отваряне на документа или потвърждаване чрез натискане на бутон, отваряне на линк или друго е възможност, но не е задължителна предпоставка, за да се приеме, че документът е връчен.
Ето защо, планИТ счита, че подходът, който ще използва работодателят, може да бъде различен според неговия конкретен избор, като финалното решение е именно на работодателя, който е добре да се посъветва с юрист:
Вариант № 1: Да се уговори в трудовия договор/допълнително споразумение към него или в Правилника за вътрешния ред, че служителят не е длъжен да потвърждава, че е получил изпратен до него от работодателя документ, като въпреки това документът ще се счита за получен от него с постъпването на документа в информационната система (профила) на служителя в платформата планИТ на основание чл. 8 и чл 10 от Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги. планИТ е в състояние да представи доказателство за момента на получаване на документа в информационната система на получателя.
Вариант № 2: Да се уговори в трудовия договор/допълнително споразумение към него или в Правилника за вътрешния ред, че служителят на основание чл. 8 от Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги е длъжен в определен срок (например 7 календарни дни) от уведомяване за постъпването на съобщението в информационната му система (профила) да приеме и потвърди чрез изричен бутон, наличен в платформата или друго изрично действие, от което е видно, че е получил отправен до него електронен документ чрез платформата, като след потвърждението документът ще се счита за връчен. Следва да предвидите в този случай какви ще бъдат последиците, ако служителят не потвърди и не приеме документа в указания срок - такава последица може да бъде например приемането от работодателя, че е налице отказ на служителя от получаване на документи, което е предпоставка за пристъпване към връчване на документа при условията на отказ, удостоверен от свидетели или към връчване по друг начин, определен в Правилника за вътрешния трудов ред или в закона (например: изпращане на документа с препоръчано писмо с обратна разписка, нотариална покана и др.).
Платформата предлага интерфейс за подписване с облачен квалифициран електронен подпис, предлаган от квалифицирания доставчик на удостоверителни услуги Evrotrust срещу допълнително заплащане. При изричен избор за подписване с квалифициран подпис подписът на потребителя върху документа ще отговаря на изискванията за квалифициран електронен подпис. Докато работодателят винаги следва да се подписва с квалифициран подпис, служителят може да се подписва с друг вид електронен подпис според посоченото в Правилника за вътрешния трудов ред.
Вградената в платформата функционалност за подписване, освен ако не е маркиран избор за подписване чрез квалифициран подпис, отговаря на изисквания на закона за усъвършенстван електронен подпис, който е свързан с подписващото лице по уникален начин, което удостоверява идентичността на подписващия, като подписът не може да бъде оттеглен след подписването на конкретен документ, а документът е защитен от неоторизирана промяна. Служителят може да се подписва с обикновен, усъвършенстван или квалифициран електронен подпис.
В съответствие с Политиката за сигурност и Споразумението за съвместна обработка на данни планИТ съхранява документите, изявленията и други данни (например записи, логове на подписване, изпращане, получаване на изявления, логове за съгласия с Общи условия) до изтриването им от работодателя или негов представител с роля, позволяваща изтриване на документи, но съхранението на документите, изявленията и други данни не може да надхвърля срока за използване на услугите (срока на договора между планИТ и работодателя) или 5 години от изявлението/документа или другите данни, дори договорът за ползване на услугите да надхвърля този срок. По желание работодателят може да поиска от планИТ предаване на документи и данни (чрез линк/криптирана връзка/на твърд диск, друго) преди тяхното изтриване, за което може да се определи определена разумна такса. Работодателите следва да имат предвид законовите си задължения да съхраняват определени документи за по-продължителни срокове, което е тяхна изключителна отговорност (така например ведомости за заплати се съхраняват се от работодателя за срок от 50 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят; документи от досието на служителите, имащи значение за определяне на осигурителен стаж следва да се съхраняват 50 години, счетоводни регистри и финансови отчети – 10 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят, а всички документи от трудовото досие, които се отнасят до финансовите отчети (например заповеди за командировка) - 10 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят, за да се избегнат санкции и други неблагоприятни последици, които са възможни след проверка от страна на НАП.