Електрoнно трудово досие - изисквания, въвеждане и организиция

Какво представлява planIT?

planIT е софтуер, който предоставя възможност на работодателите да автоматизират ТРЗ и HR процеси, в това число да водят електронно трудовото досие на своите служители в съответствие с българското законодателство. Наред с това, софтуерът обезпечава работодателите и служителите улеснено, бързо, сигурно и дигитално да създават, подписват, изпращат и получават документи във връзка с трудовите им правоотношения?

Какво представлява трудово досие? 

Трудовото досие се създава още при постъпването на един служител на работа при конкретен работодател. То представлява сбор от документи, данни и информация, свързани със създаденото трудово правоотношение. В трудовото досие се съдържат документи като: трудов договор, длъжностна характеристика, молби за отпуски, медицински документи на служителя, заповеди и решения на работодателя, касаещи служителя, документи, които удостоверяват трудовата история, квалификации и правата на служителя. Предназначението на трудовото досие е да се гарантира правилност и отчетност за всички задължения на работодателя и правата на служителя, както и да се обезпечат доказателства за трудовия стаж, професионалните умения и квалификации на служителя и осигуряване на съответствие с трудовото законодателство и норми като например документиране на отпуските, болнични, дисциплинарни наказания и др. Документите от трудовото досие са от помощ на страните  в случаи на спорове или проверки.

Къде са уредени изискванията към софтуера за съхранение на трудово досие и за начина на създаване, подписване и обмен на документи от досието?  

В чл. 128б от Кодекса на труда /КТ/ е уредено задължението на работодателите да водят трудово досие за всеки служител и възможността документите от досието да бъдат създавани като електронни. Конкретните изисквания към платформата и документите се откриват в  Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя. Най-общо платформата отговаря на следните законови изисквания за електронно трудово досие и документите в него са: 

• двуфакторна идентификация при достъп до платформата; 

• квалифициран електронен времеви печат върху електронни документи, включващ година, дата, час, минута и секунда; 

• квалифицирано удостоверение за време на всички действия;  

• историческа справка за всички движения, свързани с въвеждане на документи в трудовото досие, както и извършваните операции, в това число отпечатани и предоставени преписи от електронните документи в трудовото досие на хартиен носител и идентификация на лицата и електронните адреси, които са извършили тези действия;   

• услуга за електронна препоръчана поща за получаване и изпращане на документи, подписани с електронен подпис; 

• изготвяне и обмен на електронни справки, сведения или документи; 

• сигурност на информацията и документите - непроменимост на факта на постъпването на документи по електронен път и/или тяхната поредност; 

• висока степен на защита от неправомерен достъп, изменение, разпространение и  случайно или незаконно унищожаване на документи и данни в платформата;    

• интерфейс за електронно подписване на документи от трудовото досие - в платформата може да се подписват документи както с квалифициран, така и с обикновен и усъвършенстван електронен подпис. При подписване с квалифициран подпис се използват услугите за облачно подписване с квалифициран подпис, предлагани от квалифицирания доставчик на удостоверителни услуги Evrotrust срещу допълнително заплащане, а подписването чрез обикновен или усъвършенстван подпис е възможно без допълнително заплащане чрез използване на вградените функционалности в planIT. Подписът, заложен в платформата, е усъвършенстван електронен подпис, който може да бъде дефиниран от работодателя в Правилника за вътрешния трудов ред и като обикновен електронен подпис.  

Какво представлява двуфакторната идентификация при достъп в planIT? 

planIT задълбочено установява идентичността на потребителя, независимо дали е работодател или служител, преди да го допусне до платформата, като при достъп се изисква въвеждане на два елемента за идентификация, които са с високо ниво на сигурност - въвеждане на парола и въвеждане на код, който потребителят е получил чрез сигурен канал, например чрез имейл или приложение. Съгласно Политиката за доверени устройства на planIT при последващ достъп до платформата потребителят може да въведе единствено парола, ако достъпва платформата от същото устройство, с което вече е реализирал достъп и устройството му е разпознато от planIT. Въпреки това от съображения за сигурност платформата може да изиска повторно въвеждане на получен от потребителя чрез сигурен канал код при определени действия или след определен период от време.

Какво представлява наличната в planIT функционалност за удостоверение за време, както и  електронен времеви печат при определени дейности?

За да отговори на законовите изисквания, планИТ използва услугите на квалифициран доставчик на удостоверителни услуги, посредством които при важни дейности в платформата (при достъп, регистриране, изтриване, редактиране на документ, изпращане на документ) се извършва удостоверяване на времето на извършване на действието, посредством което може да се докаже, че дадено действие е извършено в точно определен момент, посочен в удостоверението. Eлектронен времеви печат представлява цифров печат, който се поставя върху електронен документ, за да се удостовери точното време, когато този документ е създаден или подписан. Основната разлика тук е, че времевият печат не само удостоверява времето, но и гарантира целостта на документа, както и че документът не е бил променян след поставянето на печата.

Предоставя ли planIT опция за обмен на документи чрез услуга за електронна препоръчана поща? 

Да. планИТ отговаря на законовите изисквания за връчване на документи чрез услуга за електронна препоръчана поща, както следва: 

• Връчване на съобщения и документи: планИТ позволява на всеки потребител (работодател или служител) да изпраща и получава електронни съобщения или електронни документи на други потребители в организацията като например договори, допълнителни споразумения, заповеди, молби, заявления, известия и т.н. 

• Сигурна идентификация на потребителите и нивото им на достъп - потребителите, които изпращат и получават съобщения и документи чрез платформата са идентифицирани посредством двуфакторна идентификация, като планИТ осигурява контрол на достъпа на база роли. При подписване на документ потребителят бива приканен два пъти да потвърди желанието си за подпис на документа.   

• Доказателство за изпращане на съобщенията и документите - планИТ може да генерира доказателство, че конкретно електронно изявление/документ е изпратено в конкретен момент (дата, час, секунди). 

• Доказателство за получаване на съобщенията и документите - планИТ може да генерира доказателство, че конкретно електронно изявление/документ е получено в информационната система (профила) на получателя в конкретен момент (дата, час, секунди), което може да бъде използвано в бъдеще, ако се наложи, включително в съда. Например, ако изпратите важен документ, платформата ще може да осигури доказателство за това, че документът е постъпил в профила на получателя, независимо дали получателят е отворил документа или не. планИТ може да предостави и доказателства за момента на фактическото отваряне/прочитане на документа, макар че това не е предпоставка, за да се приеме, че документът е връчен редовно, освен ако работодателят и служителят не са уговорили необходимостта от подобно потвърждаване. 

• Прозрачност при обмяната на съобщения и документи - планИТ уведомява потребителите за изпратени и получени съобщенията или документите. Платформата предоставя удостоверение, че съобщението е доставено успешно и че получателят е видял съдържанието (или че е имал възможност да го направи). 

• Сигурност и защита от загуба или промяна на документите - в планИТ е налице  квалифицирано удостоверяване на времето на подписване, изпращане и получаване на документа в системата на двете страни, както и квалифициран електронен времеви печат върху създадените и обменени електронни документи, което гарантира целостта на документа, както и че документът не е бил променян след поставянето на печата. Наред с това, платформата прилага Политика за резервни копия и шифроване, както и възможност за справка-хронология на версиите - всяка промяна на данните, необходима за целите на изпращането или получаването на данните, се обозначава ясно за подателя и за получателя на данните.  
• Интерфейс за електронно подписване на документи от трудовото досие с електронен подпис - планИТ предоставя възможност за подписване на документите с електронен подпис от работодателя и служителя, каквото е изискването на закона. Работодателят следва да подписва документите с квалифициран електронен подпис, а служителят - с обикновен, усъвършенстван или квалифициран електронен подпис - според посоченото в Правилника за вътрешния трудов ред. При подписване с квалифициран подпис се използват услугите за облачно подписване с квалифициран подпис, предлагани от квалифицирания доставчик на удостоверителни услуги Evrotrust срещу допълнително заплащане или КЕП от друг доставчик, избран от работодателя, а подписването чрез обикновен или усъвършенстван подпис е възможно без допълнително заплащане чрез използване на вградените функционалности в планИТ. Подписът, заложен в платформата, е усъвършенстван електронен подпис, който може да бъде дефиниран от работодателя в Правилника за вътрешния трудов ред както като усъвършенстван, така и като обикновен електронен подпис.

Има ли изискване към електронния подпис на документите от трудовото досие? 

Да. Такива изисквания са поставени в Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя. Когато документът се подписва електронно от работодателя или овластен от него служител (например заповед), то изискването за подписване е да бъде с квалифициран електронен подпис, а в документа следва да се посочи името на лицето, подписало документа, а ако е различно от управителя, да се посочат име и фамилия на лицето, подписало документа, данни за работодателя и основанието за упълномощаване (например: Иван Иванов, “Работодател” ЕООД, упълномощен със Заповед/Пълномощно № от дата…). Когато документът се подписва електронно от служителя (например молба за ползване на отпуск), подписването следва да е с някой от трите електронни подписа - обикновен, усъвършенстван или квалифициран електронен подпис - според посоченото в Правилника за вътрешния трудов ред или в друг документ. При всички случаи осигуряването на подписа на служителя следва да е за сметка на работодателя. планИТ осигурява интерфейс за подписване на документи с електронен подпис.

Каква е разликата между квалифициран електронен подпис и усъвършенстван електронен подпис? 

С квалифициран електронен подпис /КЕП/ задължително следва да се подписва работодателят. На КЕП се придава същата правна стойност, както собственоръчно подписан с химикал документ. КЕП се издава от квалифициран доставчик на удостоверителни услуги, който преди да предостави подписа на дадено лице, проверява самоличността му чрез проверка на място или от разстояние. В планИТ е наличен интерфейс за използване на облачен КЕП на Evrotrust чрез допълнително заплащане, който е със същата стойност като КЕП. Платформата позволява подписващият да използва и КЕП на друг доставчик, работещ със USB токен/смарт карта. При подписване с КЕП се използва квалифициран сертификат, който удостоверява идентичността на подписващото лице. При подписан с КЕП документ се счита, че документът е подписан от посочения автор, както и че документът не е променян след подписването. КЕП отговаря на най-строгите изисквания, осигурявайки най-високо ниво на доверие, почтеност и правна допустимост. 

Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя позволява служителите да се подписват освен с КЕП, но и с УЕП или обикновен електронен подпис /ОЕП/, което често е много по-улеснено и евтино решение. На усъвършенствания електронен подпис /УЕП/ се придава малко по-ниска правна стойност в сравнение с КЕП, доколкото УЕП може да се предоставя като услуга и от неквалифициран доставчик на удостоверителни услуги. Технически няма разлика с усъвършенствания електронен подпис, но сертификатът е издаден от компания, която се явява доставчик на удостоверителни услуги. При използване на функционалността за подписване на планИТ се гарантира, че подписът отговаря на изискванията на УЕП, освен ако не е маркиран избор за подписване с КЕП на Evrotrust. Подписването с УЕП в платформата не изисква допълнително заплащане. Въпреки че правната стойност на УЕП е по-ниска от тази на КЕП, планИТ е заложило на редица механизми, за да гарантира, че документът е подписан от посочения автор чрез двуфакторната идентификация при достъп и подписване (парола и код, изпратен по имейл или чрез приложение), както и че документът не е променян след неговото подписване, което се гарантира чрез квалифициран електронен печат на Evrotrust  върху документа. Това на практика означава, че доказателствата, които платформата създава при създаване и подписване с УЕП на документа чрез функционалността на платформата, са с изключително висока правна стойност и биха се използвали с висока степен на доверие, включително в съдебни производства.

Какво представлява обикновеният електронен подпис?

Съгласно Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя служителите могат да се подписват освен с КЕП и УЕП, но и с обикновен електронен подпис /ОЕП/, което също е е много по-улеснено и евтино решение, но е с по-ниска степен на сигурност, доколкото при подписване с ОЕП не се използват допълнителни функции за удостоверяване на самоличността на лицето, което подписва документа (например ПИН или друг код, който уникално свързва подписа с подписващия). ОЕП е най-опростеният и с най-ниска правна стойност електронен подпис. Той представлява електронно потвърждение на идентичността на подписващото лице, но не осигурява достатъчно защита срещу фалшифициране и манипулации. ОЕП намира приложение в ежедневни транзакции, като обмен на имейли, основни споразумения и договори с ниска стойност, където правното валидиране не е основна грижа. Пример за обикновен електронен подпис е подписът, който се полага с електронна писалка или изявленията по имейл поради самия факт, че изявлението изхожда от специализирано приложение под контрола на автора (при което поради факта, че се намира под контрола на автора, адресатът се доверява на авторството или поради факта, че изхожда от точно определен адрес на електронна поща). От съществено значение е работодателят и служителят да са се съгласили, че в отношенията помежду си ще приемат обикновеният електронен подпис на служителя за достатъчно сигурен, така че да се изпълняват присъщите на всеки подпис функции – установяване на авторство, съгласие, интегритет и неотменяемост. В този смисъл са и разпоредбите на Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги, според които в отношенията помежду им страните могат да уговорят, че ще признават стойността на обикновения електронния подпис на саморъчен. Няма пречка работодателят и служителят да уговорят, че ако служителят използва функционалността на плантИТ за електронно подписване, подписът се приема за ОЕП или за УЕП.

Какво е необходимо да направи работодателят, за да въведе в организацията си електронно трудово досие и улеснено да създава, подписва и обменя със служителите си документи в електронна фирма? 

На практика регистрирането на работодателя в планИТ и последващата регистрация на служителите от организацията му са достатъчни действия, за да използвате платформата и нейните функционалности. За да бъде обаче използването на планИТ максимално пълноценно и съобразено със закона, необходимо е изпълнение на следните стъпки:  

• Като работодател регистрирайте своя профил в планИТ. При регистрацията на профил работодателят се съгласява с Общите условия за използване на платформата, като между страните се сключва от разстояние и Споразумение за съвместна обработка на лични данни.
• Поканете своите текущи служители да се присъединят към екипа Ви в планИТ, като преди това се уверете, че имате подписан с всеки служител трудов договор или допълнително споразумение към него, в който/което е посочено, че:
  • страните са съгласни да бъдат адресати на електронни изявления относно факти и обстоятелства, свързани с трудовото правоотношение, включително когато тези изявления се създават, подписват и обменят чрез платформата планИТ, администрирана от “ПЛАНИТ” ЕООД, ЕИК 200006912, със седалище и адрес на управление: гр. Добрич, ул. “Панайот Волов” № 20Б, електронна поща: info@planit.bg,представлявано от В. Василев или на посочените от страните електронни адреси;
  • страните потвърждават, че посочените в документа електронни адреси (имейли) са техни собствени и единствено те имат изключителен достъп до електронните си пощенски кутии;
  • всяка от страните има право по всяко време да оттегли съгласието си да бъде адресат на електронни изявления;
  • при промяна на електронния адрес или при установен пробив в електронната поща страната следва незабавно да уведоми другата страна за нов електронен адрес и ако не стори това, се счита, че изявленията, изпратени на предходно предоставения адрес, са редовно изпратени и получени;
  • работодателят регистрира в платформата всички електронни документи, изпратени до него от служителя, като лично или чрез платформата изпраща до служителя потвърждение за получаването и регистрацията им, като няма пречка да се определи срок, в който да се изпълнят тези действия;

Вариант № 2:

Да се уговори в трудовия договор/допълнително споразумение към него или в Правилника за вътрешния ред, че служителят на основание чл. 8 от Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги е длъжен в определен срок (например 7 календарни дни) от уведомяване за постъпването на съобщението в информационната му система (профила) да приеме и потвърди чрез изричен бутон, наличен в платформата или друго изрично действие, от което е видно, че е получил отправен до него електронен документ чрез платформата, като след потвърждението документът ще се счита за връчен. Следва да предвидите в този случай какви ще бъдат последиците, ако служителят не потвърди и не приеме документа в указания срок - такава последица може да бъде например приемането от работодателя, че е налице отказ на служителя от получаване на документи, което е предпоставка за  пристъпване към връчване на документа при условията на отказ, удостоверен от свидетели или към връчване по друг начин, определен в Правилника за вътрешния трудов ред или в закона (например: изпращане на документа с препоръчано писмо с обратна разписка, нотариална покана и др.). 

• Всеки служител следва да приеме поканата за присъединяване и да завърши регистрацията си в планИТ. Със завършване на регистрацията в платформата служителят се съгласява с Общите условия за използване на платформата, както и с Политиката за сигурност на личните данни.  

• Допълнете със заповед текущия Правилник за вътрешния трудов ред, като се уверете, че в него са включени следните обстоятелства: 

• • работодателят съхранява документи от трудовото досие на служителя електронно чрез платформата планИТ, която отговаря на изискванията на Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя, с което служителят се съгласява;  

• • работодателят съхранява документи от трудовото досие на служителя и на хартиен носител; всеки документ, съставен или подписан извън платформата, трябва да се регистрира в платформата от работодателя; 

• • планИТ се управлява и администрира от “ПЛАНИТ” ЕООД, ЕИК 200006912, със седалище и адрес на управление: гр. Добрич, ул. “Панайот Волов” № 20Б, електронна поща: info@planit.bg,представлявано от В. Василев, като дружеството е обработващ личните данни на служителите съгласно Закона за защита на личните данни, с който е сключено Споразумение за съвместна обработка на лични данни;   

• • достъпът до платформата се осъществява чрез двуфакторна идентификация - въвеждане на парола и код, предоставен чрез сигурен канал (електронна поща или приложение); 

• • платформата планИТ осигурява възможност за работодателя и служителите за бързо и сигурно създаване, подписване, изпращане и получаване на електронни документи от трудовото досие; 

• • обменът на документите между работодателя и служителите чрез платформата се случва чрез електронна препоръчана поща, съчетана с квалифициран електронен времеви печат върху електронни документи, както и квалифицирано удостоверение за време, като платформата генерира  доказателства за момента на създаване, подписване, изпращане и получаване на документи и тяхната цялост, които могат да бъдат използвани при спор;  

• • платформата изпраща писмено уведомление (електронна обратна разписка) до изпращача и до получателя на документа в момента на изпращане и в момента на получаване на документа;  

• • служителят следва да е подписал трудов договор, допълнително споразумение или декларация, като се е съгласил с условията, изложени в точка 2, за да може документите от досието му да се съхраняват в платформата и за да подписва, изпраща и получава електронни документи от досието, като несъгласието с тези обстоятелства може да се тълкува като нарушаване на трудовата дисциплина;  

• • документите, които се подписват от работодателя или от негово име чрез упълномощен представител, ще бъдат подписвани с квалифициран електронен подпис, като в документа ще са посочени име и фамилия на лицето, подписало документа, данни за работодателя и основанието за упълномощаване - платформата има вграден интерфейс за външно облачно подписване с квалифициран електронен подпис на Evrotrust, който работодателят може да използва след заплащане, но няма пречка за използване и на друг електронен подпис;  

• • документите, които се подписват от служителя, ще бъдат подписвани с  обикновен, усъвършенстван или квалифициран електронен подпис [в Правилника следва да сте посочили изрично кой от трите вида подписа ще бъде използван от служителите, като във всички случаи осигуряването на подписа на служителя следва да е за сметка на работодателя. Внимание! планИТ предоставя възможност за подписване с усъвършенстван електронен подпис чрез платформата без допълнително заплащане, съответно може да определите като изискване служителите да се подписват със заложения в платформата механизъм за усъвършенстван електронен подпис]; 

• • подписването на документи чрез платформата отговаря на изискванията за усъвършенстван електронен подпис, който е свързан с подписващото лице по уникален начин, което удостоверява идентичността на подписващия, като подписът не може да бъде оттеглен след подписването на конкретен документ, а документът е защитен от неоторизирана промяна; 

• • от съображения за сигурност преди подписване на документ чрез платформата потребителят бива поканен да потвърди повторно желанието си за подпис;  

• • получателят на документ получава от платформата уведомление за получен документ; 

• • платформата използва квалифицирано удостоверение за време, което е доказателство за момента на извършване на конкретни дейности в нея, като например достъп до платформата, изпращане, получаване, редактиране на документ и т.н.;  

• • платформата създава електронна историческа справка за всички въведени документи, както и лицата, които са ги регистрирали, включително кога са качени или създадени документите, кога са изпращани и получавани, кога са изтегляни, кога са отпечатвани или изтривани и кой е извършил действието (имена и имейл); 

• • по искане на служителя работодателят е длъжен в срок до 14 дни да му издаде на хартиен носител преписи от електронните документи, които са част от трудовото му досие; 

• • документите, подадени на хартиен носител, могат да се включват в трудовото досие на служителя чрез снемане на електронен образ от тях със сканиращо устройство във вид и по начин, позволяващи разчитането и съхранението им; 

• • пълното и точно съответствие на снетия електронен образ със снемания документ се удостоверява с квалифициран електронен подпис от лицето, извършило снемането, а на хартиения носител - със саморъчен подпис. 

• Удостоверете, че служителите са запознати със заповедта за допълване на Правилника за вътрешния трудов ред. Това може да се постигне с подписване на декларация на хартиен носител или чрез подписване на заповедта с квалифициран електронен подпис и изпращането й до всеки служител чрез планИТ.
  

Нужно ли е служителят да потвърди, че е получил документ чрез платформата, за да се приеме, че документът му е редовно връчен?

Съгласно чл. 8 от Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги    служителят не е длъжен да потвърди получен от него документ, изпратен от работодателя за да се счита, че го е получил, освен ако не е уговорено друго в трудовия договор, анекс или допълнително споразумение към него, респ. Правилника за вътрешния трудов ред. Съгласно чл. 10 от същия закон електронното изявление/документ е получен/о с постъпването му в посочената от служителя информационна система, която в случая ще е неговият профил в планИТ, а не с изтеглянето/отварянето/приемането на документа. Само ако служителят не е посочил информационна система, то ще се приеме, че документ му е връчен едва с изтеглянето му от него. Съгласно Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя, електронните изявления и документи между работодателя и служителя се връчват чрез услуга електронна препоръчана поща, каквато е услугата, предлагана от планИТ, доколкото платформата предоставя възможност за изпращане и получаване на електронни документи и изявления, като предоставя и доказателство за изпращача, получателя, времето на изпращане и времето на получаване на изявленията и документите в информационната система на получателя. Фактическо отваряне на документа или потвърждаване чрез натискане на бутон, отваряне на линк или друго е възможност, но не е задължителна предпоставка, за да се приеме, че документът е връчен.

Ето защо, планИТ счита, че подходът, който ще използва работодателят, може да бъде различен според неговия конкретен избор, като финалното решение е именно на работодателя, който е добре да се посъветва с юрист: 

Вариант № 1: Да се уговори в трудовия договор/допълнително споразумение към него или в Правилника за вътрешния ред, че служителят не е длъжен да потвърждава, че е получил изпратен до него от работодателя документ, като въпреки това документът ще се счита за получен от него с постъпването на документа в информационната система (профила) на служителя в платформата планИТ на основание чл. 8 и чл 10 от Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги. планИТ е в състояние да представи доказателство за момента на получаване на документа в информационната система на получателя. 

Вариант № 2: Да се уговори в трудовия договор/допълнително споразумение към него или в Правилника за вътрешния ред, че служителят на основание чл. 8 от Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги е длъжен  в определен срок (например 7 календарни дни) от уведомяване за постъпването на съобщението в информационната му система (профила) да приеме и потвърди чрез изричен бутон, наличен в платформата или друго изрично действие, от което е видно, че е получил отправен до него електронен документ чрез платформата, като след потвърждението документът ще се счита за връчен. Следва да предвидите в този случай какви ще бъдат последиците, ако служителят не потвърди и не приеме документа в указания срок - такава последица може да бъде например приемането от работодателя, че е налице отказ на служителя от получаване на документи, което е предпоставка за  пристъпване към връчване на документа при условията на отказ, удостоверен от свидетели или към връчване по друг начин, определен в Правилника за вътрешния трудов ред или в закона (например: изпращане на документа с препоръчано писмо с обратна разписка, нотариална покана и др.).   

Ако документ се подпише от потребител в платформата, отговаря ли подписът на изискванията за квалифициран електронен подпис?

Платформата предлага интерфейс за подписване с облачен квалифициран електронен подпис, предлаган от квалифицирания доставчик на удостоверителни услуги Evrotrust срещу допълнително заплащане. При изричен избор за подписване с квалифициран подпис подписът на потребителя върху документа ще отговаря на изискванията за квалифициран електронен подпис. Докато работодателят винаги следва да се подписва с квалифициран подпис, служителят може да се подписва с друг вид електронен подпис според посоченото в Правилника за вътрешния трудов ред.

Ако документ се подпише от потребител в платформата, отговаря ли подписът на изискванията за усъвършенстван електронен подпис?

Вградената в платформата функционалност за подписване, освен ако не е маркиран избор за подписване чрез квалифициран подпис, отговаря на изисквания на закона за усъвършенстван електронен подпис, който е свързан с подписващото лице по уникален начин, което удостоверява идентичността на подписващия, като подписът не може да бъде оттеглен след подписването на конкретен документ, а документът е защитен от неоторизирана промяна. Служителят може да се подписва с обикновен, усъвършенстван или квалифициран електронен  подпис.

Съхранява ли планИТ документите, изявленията и други данни по повод използването на платформата и ако да - за какъв срок?

В съответствие с Политиката за сигурност и Споразумението за съвместна обработка на данни планИТ съхранява документите, изявленията и други данни (например записи, логове на подписване, изпращане, получаване на изявления, логове за съгласия с Общи условия) до изтриването им от работодателя или негов представител с роля, позволяваща изтриване на документи, но съхранението на документите, изявленията и други данни не може да надхвърля срока за използване на услугите (срока на договора между планИТ и работодателя) или 5 години от изявлението/документа или другите данни, дори договорът за ползване на услугите да надхвърля този срок. По желание работодателят може да поиска от планИТ  предаване на документи и данни (чрез линк/криптирана връзка/на твърд диск, друго) преди тяхното изтриване, за което може да се определи определена разумна такса. Работодателите следва да имат предвид законовите си задължения да съхраняват определени документи за по-продължителни срокове, което е тяхна изключителна отговорност (така например ведомости за заплати се съхраняват се от работодателя за срок от 50 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят; документи от досието на служителите, имащи значение за определяне на осигурителен стаж следва да се съхраняват 50 години, счетоводни регистри и финансови отчети – 10 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят, а всички документи от трудовото досие, които се отнасят до финансовите отчети (например  заповеди за командировка) - 10 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят, за да се избегнат санкции и други неблагоприятни последици, които са възможни след проверка от страна на НАП.

Свържи се с нас