Електронно трудово досие - какво трябва да знаем?

Дигитализацията навлиза все повече и повече - както при обикновените потребители за забавление, така и в бизнеса с цел улесняване на работните процеси. В професионалните среди вече се предпочитат електронните варианти пред хартиените поради ред причини - по-лесно съхраняване и подреждане, сигурност и защита, бърз и лесен достъп до необходимата информация. Това се отнася и за трудовото досие на работника/служителя. Какво представлява то, какви са разликите между хартиено или електронно трудово досие, защо е по-добре да изберем втория вариант и други важни въпроси са засегнати в тази статия.  

Какво представлява електронното трудово досие? 

Електронното трудово досие е част от софтуера на дадена компания. То спестява ръчното въвеждане на информация и копирането от различните софтуери. С помощта на ЕТД се създават, подписват и изпращат документи 5 пъти по-бързо, отколкото когато е нужно някакво действие с хартиено досие. Създаването и управляването могат да се случват изцяло дигитално в реално време. Документите от трудовите досиета на назначените работници са с лесен достъп. Освен това, служителите на компанията също могат да ги отварят и подписват с помощта на електронен подпис. 

Защо, кога и как се водят трудови досиета? 

Работодателят трябва да води трудово досие на всеки един назначен служител или работник съгласно чл. 128б от Кодекса на труда. Досието се създава след сключване на договор и съдържа всички документи до прекратяване на трудовите взаимоотношения.   

Допреди години всички компании водеха трудовите досиета на хартиен формат, но вече има възможност те да могат да бъдат водени и електронно. Необходимо е само работодателят да въвежда електронни трудови досиета в система, която не е в противоречие с държавните и европейските законови рамки. 

Има ли значение форматът на трудовото досие? 

Хартиените и електронните трудови досиета имат еднаква правна сила. Единственото условие при електронните е да се съхраняват според нормативните изисквания - тогава те могат да се използват и в различни институции, например в съда или пред Инспекцията по труда. В такъв случай не е нужно да се води и документация на хартия. Също така, възможно е трудовото досие да съдържа документи и на хартия, и в електронен формат. Но за да бъде по-лесен, удобен и бърз достъпът, за да бъде и по-евтино съхранението, по-добре е да се използва дигиталният вариант.  

Как се подписват документи в дигитализирана среда? 

Документите могат да бъдат подписвани в дигитализирана среда и от страна на служителя, и от страна на работодателя, като бързо и лесно се подписват голям брой различни документи наведнъж. Работодателят подписва необходимите документи с помощта на квалифициран електронен подпис (КЕП), а работниците - чрез усъвършенстван електронен подпис (УЕП). Тези подписи се създават от системата и не е необходимо да бъдат допълнително заплащани от нито една от страните по документите. 

За кои компании е подходящо електронното трудово досие? 

Електронните трудови досиета са подходящи за всякакви компании - макро, микро, средни и големи. Независимо дали една компания има 5, 10, 200 или 1000 служителя, със сигурност електронното трудово досие ще спомогне на екипа да бъде по-продуктивен и по-ефективен. Служителите ще могат да се фокусират върху своята работа по отдели, вместо да мислят за административните задачи. Разлистването на купища хартии отнема повече време, а с електронното трудово досие работниците ще могат с няколко клика на мишката да управляват, подписват и изпращат необходимите документи - лесно, бързо, достъпно и удобно. Имайте предвид също, че всяка от страните получава известие за изпратени документи, затова няма риск от недоглеждане и забравяне. 

Какви са предимствата на електронните трудови досиета? 

Електронните трудови досиета имат много предимства пред хартиените. Ето най-важните от тях: 

• намаляват разходите на работодателите; 

• изключват необходимостта от назначаване на допълнителен персонал, който да се занимава с обработка и обмен на документи между работодателя и служителя; 

• намаляват разходите за куриери, защото връчването на документи се осъществява изцяло дигитализирано;  

• дават гаранция за изпълнението на задълженията на работодателя, защото са законосъобразни; 

• дават бърз, удобен и лесен достъп за справки; 

• работата с тях спестява време, защото има функция за множествени действия; 

• имат много опции - създаване, обмен, подписване, одобрение и съхраняване на документи; 

• дават максимална защита, също така - юридическа и техническа сигурност, защото чрез тях работодателите могат да доказват времето на връчване на документите; 

• дават достъп до образци на документи, които често се налага да се подписват при трудово-правни отношения; 

• дават възможност за създаване на допълнителни образци; 

• дават възможност за взимане на екосъобразно решение за управление и съхранение на документи; 

• повишават качеството и ефективността на работните процеси в компанията; 

• дават достъп до архив, който е организиран така, че максимално бързо, лесно и удобно да могат да се правят справки и извлечения; 

• досиетата на служителите се обновяват и съхраняват на сигурно и безопасно място, като има възможност да бъде създадена група от служители, отдели и т.н; 

• оптимизират работата на отдел “Човешки ресурси”; 

• решават проблемите с многото картонени папки и спестяват място, което иначе се ползва за съхраняване на хартиени досиета.  

Защо да изберете нашия продукт? 

Законосъобразност и достъпност

Продуктът ни изцяло отговаря на изискванията на законодателството в България според Закона за електронния подпис и електронното трудово досие. Той се интегрира в други системи без никакъв проблем, за да даде гаранция за лесна, удобна и бърза работа - както за работодателите, така и за служителите.  

Контрол и защита 

Различните потребители могат да имат и различен достъп до разнообразните функционалности на електронното трудово досие на planIT. Правата лесно се контролират, а това дава допълнителна защита. Можете също да бъдете сигурни, че никое природно бедствие няма да унищожи вашите важни и необходими за представяне пред институциите документи. 

Настройване, уведомления и изпращане на документи 

Освен това, има възможност за задаване на действия по подразбиране, като за всяко едно такова има уведомление по email поща. С помощта на нашия продукт имате възможност бързо и лесно да изпратите по-голям брой документи до различни служители с индивидуално съдържание.  

Място за съхранение на документи и шаблони 

Всички електронни файлове се съхраняват в облак, до който имате постоянен, лесен и удобен достъп. Имате и множество шаблони за документи и имейли, които лесно могат да се променят според нуждите в работния процес. С тяхна помощ спестявате много време, особено когато денят е натоварен и задачите за изпълнение са твърде много.  

Възможност за електронна идентификация 

Имате възможност за отдалечена електронна идентификация с помощта на бърз и лесен процес, който отговаря на изискванията за KYC и AML. Поддържа се голямо разнообразие от документи за самоличност, пълният списък от лични данни, лицевото разпознаване и проверката за реален човек, която спира действията на недобронамерени лица чрез роботи. Дигиталното подписване на документи се осъществява чрез квалифициран електронен подпис (КЕП) само с едно натискане на бутона. Това носи същата правна стойност, както и саморъчно поставеният подпис. Има възможност и за дигитално подписване с усъвършенстван електронен подпис (УЕП) с квалифицирано удостоверение за време. Изборът за вид подпис е Ваш. 

Заключение 

Ако сте управител на компания и се колебаете дали да преминете от хартиен в електронен вариант на съхранение на документи - решението е изцяло Ваше. Но помислете кое ще бъде добре и за Вас, и за Вашите служители. Използвайте това, което технологичният напредък Ви дава като предимство, за да спестите ценни ресурси като време и пари. Внедрените иновации в професионална среда говорят за това, че фирмата се развива и има какво да предложи на своите служители. Електронното трудово досие дава не само удобство и повишаване на имиджа, то работи за Вас, изцяло във Ваша полза.