Какво представлява HR и ТРЗ автоматизацията и какви са ползите от нея?

Според професионалисти в областта на човешките ресурси, 80% от процесите се повтарят и могат да бъдат автоматизирани. Това спомага за повишаване на ефективността, точността и бързината на извършване на необходимите задачи. Но ако решите да автоматизирате, може би в началото няма да сте наясно с много неща - избор на софтуер, колко време ще отнеме да се внедри, как да се внедри без да се прекъсват процесите на работа и какво точно може да бъде задвижвано от автоматизация. Нека първо разясним основните неща.

Какво е HR и ТРЗ автоматизация?

HR и ТРЗ автоматизацията спомага за рационализирането и автоматизирането на повтарящи се процеси чрез софтуерни решения. С това се спестява време, ефективността се повишава, намалява се и вероятността за допускане на грешки.

Какви са предимствата на HR и ТРЗ автоматизацията?

Автоматизацията на човешките ресурси има множество плюсове:

• Спестява време и пари, които се харчат за ръчно въвеждане;
• Осигурява повече точност и намалява вероятността от допускане на грешки;
• Осигурява съответствие със законодателството на компанията и служителите имат лесен достъп до информация;
• Оптимизират се усилията за привличане и задържане на работници;
• Подкрепя се развитието и растежа на фирмата;
• Намалява се възможността за изтичане на лични данни;
• Може да следите информацията по конкретни параметри: местоположение, конкретен служител, бизнес и т.н.;
• Лесно се проследява цялата история на служителя;
• Информацията е структурирана и подредена по възможно най-удобен начин - по вид на договор, за всеки определен служител, за различните бизнеси, ако имате повече такива;
• Автоматизацията спомага за изграждането на положителна и ефективна култура на работното място.

Кои процеси могат да бъдат автоматизирани?

Процесите, които могат да бъдат автоматизирани, обикновено са повтарящи се задачи. Изискват много ръчен труд и изискват обработка на голямо количество данни. Срещат се често в ежедневието и оказват влияние върху възвращаемостта на инвестициите или растежа на бизнеса. Стъпките за тези процеси са предварително дефинирани и включват множество софтуерни решения, които трябва да бъдат изпълнение.

Кои са най-често срещаните процеси, които се автоматизират?

Назначаване на служители

Един от най-често автоматизираните процеси в областта на човешките ресурси е назначаването на служители. Това е повтарящ се процес, който се случва често, особено ако става дума за фирма, която тепърва се развива. Процесът следва определен набор от стъпки, отнема доста време и включва обработка на много лични данни, данни за съответствие и заплати. Автоматизирането на този процес може да спести до 86 часа на месец за административни задачи.

Софтуерът за автоматизиране позволява съхранение на всички данни на служителите на едно място, за да бъдат лесно достъпни и структурирани по най-добрия начин. Данните могат да се актуализират автоматично от системата, от фирмата, както и от служителите.

Освобождаване на служители

Същото важи и когато работник трябва да бъде освободен от длъжност. Неговият достъп до софтуера се прекратява, документите за напускане са подготвени, а данните са защитени.

Управление на времето и присъствието

С използването на софтуер за автоматизация на процесите в отдел “Човешки ресурси” няма риск за пропускане на важна информация относно работното време на служителя, отсъствията му, работата в офис и работата от вкъщи. Одобрението на отпуските по традиционния начин може да повлияе отрицателно на бизнес операциите и динамиката на екипа, може да забави целия процес. А със софтуера лесно се проследяват данните в реално време. Винаги има актуална информация относно отработени часове, отпуски и болнични. По този начин може да се отговори на въпросите дали служителите взимат много болнични, кои не използват достатъчно отпуск и какъв е процентът на отсъствията.

Управление на данните на служителите

В големите компании, разбира се, не е както в тези с персонал до 10 човека. В по-големи предприятия не е лесно да се проследяват хората от различни отдели, техните мениджъри, потенциални повишения, размествания, промяна на лични данни и други. Всичко това отнема много време, ако трябва задачите да бъдат свършени чрез ръчен труд. Но подходящият софтуер за управление на човешките ресурси намалява риска от грешки и спестява времето, което обикновено се изразходва за събиране и организация на данни. Софтуерът централизира, актуализира и безопасно съхранява всички необходими данни на служителите, елиминира необходимостта от ръчно въвеждане и предоставя единен източник на информация за работниците с лесен достъп. Точността на данните е гарантирана, защото софтуерът прави автоматични актуализации според предварително зададени настройки.

Търсене на нови служители

Набирането на персонал не е лесен процес. Специалистите, които отговарят за тази задача, често трябва да прегледат множество CV-та, портфолиа и кандидатури за работа. Но ръчните задачи могат да бъдат по-бързо и ефективно свършени. Така и двете страни в процеса са значително улеснени.

Събиране и управление на документи

Събирането, организирането и съхраняването на документация за съответствие без автоматизирана система би отнело много време и усилия. Необходимо е да се съберат всички необходими документи и да се познават актуалните законови рамки. Използването на HR и ТРЗ автоматизации за управление на съответствието е от решаващо значение за по-големите фирми, защото намалява възможността от човешка грешка, която често води до финансови и правни проблеми. Чрез софтуер се ускорява процеса на наемане и се избират възможно най-добрите кандидати. Лесно и бързо се редактират, изпращат и подписват договори, които после се съхраняват на сигурно място. Договорите се актуализират редовно спрямо промените в местните закони.

Обработка на заплати

Автоматизирането на обработката на информацията за заплатите на служителите намалява дублиращата се работа за отдела по човешки ресурси. Също така, намалява разходите за обработка и гарантира точни изчисления на заплатите, комисионните, заплащането за извънреден труд, удръжките и други. Чрез автоматизацията не само се ускорява времето за обработка на заплатите, но и данните се защитават по най-добрия начин. Цялата информация за служители и изпълнители е на един клик разстояние.

Анализи на информация

Отчитането на човешките ресурси е от съществено значение за разкриване на полезна информация за откриване на възможности за оптимизиране на разходи. Вече не е необходимо да отделяте сума ти време и ресурси за събиране и организация на данни за анализиране на важна информация. Данните са видими и позволяват развитие на компанията след идентифициране и елиминиране на намерени грешки.

По този начин ще взимате информирани решения, ефективно ще разпределяте ресурси и ще проследявате точно напредъка на отделните екипи. Ще можете лесно да правите проверки, да сравнявате и оптимизирате разходите си

Обучение на служителите и проследяване на напредъка

Проследяването на процеса на учене и напредъка на служителите може да бъде не само с информативна цел, но и за предоставяне на бонуси, които ще повлияят положително върху ангажираността, производителността и развитието на служителите. Останалите ще се мотивират, за да получат също бонус и признание. С помощта на софтуер за автоматизиране на процеси ще имате достъп до точни данни за екипа и ще спестявате време.

В заключение

Автоматизацията на човешки ресурси ви извежда на най-високо ниво, прави работата по-бърза, ефективна и надеждна. По този начин няма да се разсейвате и ще имате достъп до персонализирани функции. Повтарящите се процеси ще бъдат автоматизирани, за да спестите забавянията и да се фокусирате върху други неща, за да развиете както собствените си възможности, така и тези на компанията, в която работите/управлявате.

В България нямаме корпорации в истинският смисъл на термина. Моля те ползвай компании , като раделението може да е макро, микро, средни и големи. Така ги категоризира НАП и е прието да се разделят така. Би било добре и ние да имаме корпорации, но не знам дали ще се случи.